项目印章的管理, 表面上看着好像是行政方面的小事情不过, 实际上却是企业风险控制里极为关键的一个环节。众多企业在项目推进的进程当中, 由于印章运用不符合规范, 审批的流程模糊不清, 结果导致出现合同纠纷情况, 引发法律方面的追责问题, 甚至造成经济损失状况。我遇见过好多项目, 仅仅因为一个章子盖在了错误的位置于是, 搞得整个团队全都焦头烂额。所以说，弄明白项目印章管理制度究竟该如何制定, 并非仅仅是为了应对检查需要更是为了保障项目自身。
项目印章到底该由谁来管
不少人士认为印章管理不过是找个柜子将印章锁起来, 有人有所需求时就把印章借出用于加盖。但这样的想法着实存在很大危险哪。项目印章的关键问题, 首要的乃是“人”的问题。究竟由谁来保管? 由谁去审批? 又由谁来监督? 这三者务必相互分离。保管人能够由项目综合部门指定专门人员负责, 然而绝不能由项目经理自身兼任审批人, 更加不可以让财务人员既负责保管印章同时又进行盖章操作。我曾目睹过一个项目, 财务总监竟然同时掌管着公章以及发票章, 最终自己给自己批准了一笔虚假报销款项, 待到审计察觉到问题的时候, 钱已然被转走了。因此, 制度当中必须要清晰明确, 即保管人仅仅负责物理层面的安全, 审批人专门承担审核用印内容的职责, 监督人定时进行台账的抽查。三方相互形成牵制的关系, 如此才能够防止“一支笔”所引发的风险。
项目印章使用流程怎么才能不卡脖子
流程太过宽松, 风险就会很大；流程过于紧密, 项目效率就低。其中的平衡点究竟在何处呢? 关键所在是分类管理。举例来说, 合同类进行用印必定要走线上审批流程, 上传合同原件扫描件以及对方资质文件, 审批节点需经由法务、财务以及项目经理这三级；然而日常报表、内部通知这类并非敏感的文件, 能够简化至部门负责人签字便可。我给你提议在制度里增添一条“紧急用印通道”: 像是项目现场突然出现需要盖章的函件, 允许先进行用印随后补审批, 不过必须在24小时之内完成电子留痕以及纸质补签。如此这般去做, 既把项目现场的紧急状况给解决了, 又并未将事后追究责任的能力予以放弃。要记住, 流程并非是用来设置障碍的, 而是旨在使得每一枚印章的运行轨迹都能够清晰地被查找到。
项目印章管理制度, 实际上是将“人治”转变为“法治”。别期望依靠几个老员工的自觉性去管理印章 , 制度务必写得细致 , 落实得切实可行。要是你需要一套可供参考的范本 , 不妨前往www.fc-bowuguan.cn瞧瞧 , 那里有更为具体的表格模板以及审批流程图 , 直接拿来修改一下便能使用。印章管理得妥当 , 项目才能够跑得快 , 跑得稳。
