企业用于对外开展业务、签署合同的核心凭证是公司的印章企业印章使用管理办法, 一旦管理处于混乱状态, 就有可能带来法律方面的风险以及经济上的损失, 一套于科学层面的印章使用管理办法, 不但关乎公司资产的安全, 而且还会对日常运营效率产生影响。许多企业在印章使用过程中存在像“谁都能够盖章、盖章却不进行登记、向外借且没有管控”等一样的漏洞, 这常常成为引发纠纷的导火索。下面从实际执行的角度出发, 去谈谈印章管理的关键环节。
印章使用审批流程到底怎么走
企业印章管理当中的核心难题, 常常是审批权限较模糊存在。好多公司盖章之时仅仅是口头打招呼, 过后找不到记录留存, 一旦出了问题很难进行追责。规范的流程应当从申请环节便明确清楚: 由谁发起、由谁审核、由谁批准。就像合同类使用印章, 需业务部门负责人进行初审、法务进行复核、分管领导最终签署；非合同类诸如资质证明, 能够简化至部门负责人审批就行。每一个步骤都要有书面的痕迹留存, 电子审批系统是效率方面的首选, 不过纸质登记表也能够应对紧急情况。
在审批获得通过情形之下, 印章保管之人务必要去核查文件之中所包含的内容跟审批单二者究竟是不是相一致的。存在一些公司是准予“先进行盖章随后再去补充审批”这种情况的, 如此这般就如同是将风险敞口给打开了一样。而正确所应该采取的做法乃是“看到审批单才进行盖章”, 就算是领导给出了口头催促, 也都一定要坚守住流程。要是碰到了紧急状况, 是能够去设置特殊通道的, 举例来说就是由总经理直接去进行签批, 然而在事后势必要补录完备的记录。
印章外借和异地使用怎么防风险
很多人在外出办理事务的时候, 习惯把公司的公章带出公司, 普遍觉得如此这般效率较高。然而, 这恰恰是印章出现流失情况的高发区域。有相关案例表明, 某公司的业务员借着拿章出去洽谈合同的机会,结果在私底下多盖了一份担保函企业印章使用管理办法, 最终该公司被判定需要承担相应责任。所以啊, 印章原则上是严格禁止外借的, 真的确实有需要外带时, 必须得有两名以上的员工一同前往, 其中一人手持印章、另一人负责监督, 并且要限定归还给公司的时间。
异地设立的分公司或者项目部的印章管理状况更为复杂, 有许多企业出于便利考虑, 给分公司配备了公章, 然而却未曾构建起统一的监管机制, 建议针对分公司的印章实施一种名为“刻制备案、授权使用、定期核验”的制度, 印章是由总部专门统一进行刻制的, 分公司的负责人是第一责任人主体, 每一次进行操作和使用该印章时都必须要通过总部的系统实现相关情况的报备工作, 如果在条件方面允许的话, 可以推行电子印章, 如此一方面能够处理破解异地的相关问题, 另一方面又会保留操作过程当中的痕迹。
并非限制效率才是印章管理的最终目的, 而是要让每一回盖章都能够有据可查, 并且有责可追。在制度设计方面, 既要把漏洞堵住, 又得考虑实际业务场景的灵活性。每间隔半年就对印章使用记录开展一次内部审计, 一旦发现问题便及时修正, 如此这套办法方可真正落地生效。
