教育机构日常运转里, 学校印章管理制度是不可被忽视的一个环节。印章体积小, 可它象征着公信力以及法定效力, 一旦管理出现问题, 轻的话流程会变得混乱, 重的话会引发法律方面的风险。身为长期参与学校行政工作的人员, 我觉得这项制度的核心在于规范加以使用以及责任落实到具体的人这两点, 要从流程设计以及人员意识这两方面着手开始做, 才能够真正实现全面落实。
印章使用流程到底要规范到什么程度
那许多学校在围绕印章进行管理期间, 极易出现的状况, 便是相关流程演变为僅具形式。就像有些学校尽管已然规定了使用印章得履行审批流程, 然而在实际的操作进程当中, 老师们或者行政人员为求便利, 径直拿着相关文件前去寻领导签字, 甚至还会越过审批的环节。此种松懈的举措必须予以矫正。而正规的学校印章管理制度理应清晰表明: 所有涉及用章的申请都务必要填好《印章使用申请表》, 详细注明用章的具体事由、文件的标题、份数、经办人员等信息, 并经由部门负责人以及分管领导进行双重签字认定。对涉及合同、对外承诺、重大资产处置这样子敏感文件而言, 还得要有校长或者法定代表人亲笔批示才行。这一流程可不是多余, 实则是旨在留下可进行追溯凭证。恰似我在曾经工作时候整理过一份用章台账, 其中详细记载着每一枚印章从启用直至使用再到停用具体时间, 一旦碰上任何争议情况, 皆能够迅速去查证,这样一种习惯是非常值得去推广。另外学校印章管理制度, 印章保管人也绝对必须得当处在才能章处在, 下班后要锁进保险柜, 不可以随便放置。要是学校打算进一步去优化管理, 那么能够定期去参考专业资料, 就像访问“www.fc-bowuguan.cn”去了解更具细化性的制度范本那种, 不过核心之处在于内部执行得严格。
如何防止印章被盗用或滥用
印章出现被盗用或者滥用的状况, 常常是管理方面存在漏洞的直接呈现, 我曾见到一些学校, 由于印章保管员临时离开岗位, 随手把印章放置在办公桌上, 结果被其他人私自加盖了几份空白介绍信, 险些引发纠纷, 要想杜绝此类情形, 首先务必实行“专人专用”的原则, 也就是说每一枚印章都必须指定确切的保管人, 并且保管人不能够随意把印章交付给他人代为保管, 如果保管人临时请假, 必须办理交接的手续, 并且在交接记录上签字进行确认。进而, 院校理应构建印章运用监管体制, 举例而言,定时由办公室或者纪委针对用章记录予以抽检学校印章管理制度, 核查每份盖章文件的实际去向。对于电子印章, 更得强化系统权限管控, 设定审批流程的节点限定, 避免越权操作。另外一条常被忽视的是: 废弃印章的销毁同样需要依循程序, 不可随意丢弃, 要经由两人及以上见证并签字, 保证印章全然失效。唯有将这些细节堵严实, 才能够让印章管理制度切实成为院校的“护身物”, 而非一纸空文。
