部门印章, 乃是单位行使职权之时至关重要的凭证, 其管理状况, 和内部控制的严密程度以及法律风险的可控状况, 有着直接的关联。我对于部门印章使用管理制度所形成的理解范畴的核心之处, 在于达成效率与安全两者之间的平衡状态, 既要达成业务能够以正常的态势进行流转, 又要对私盖、盗用、滥用等一系列风险予以防范。接下来, 会从两个关键的环节着手展开。
印章保管责任如何落实
印章保管乃是管理制度的根基所在, 责任务必明确到具体某个单人。于实际操作过程当中, 好多单位将印章交付给行政人员任意地进行保管, 甚至还出现了“谁想要谁就拿去”这种情形, 而这恰好就是风险极易频繁滋生之关键点。正确而行之的办法乃是, 指定专门专属之人来担当印章保管人员, 签订保管责任相关之书文, 清晰明确其一定不能私自予以转交给别的人, 一定不可带离开办公该区域范围, 一定不可以在空白的文件之上加盖印章等一系列不能触碰的界限。
盖章的要去弄印章使用台账, 记每次用印时候、事情缘由、批准的人、经办的人及文件数量。台账得定期去归档, 存的时间不能少于三年。并且, 放置印章要用带锁的保险柜或者专门的抽屉, 钥匙归保管的人单独拿着。每天下班之前一定要查看印章是不是回到原位, 节假日的时候能采取双人双锁这种加强的办法。
当我于协助企业完善内控期间发现, 有部分单位对那印章保管的应急机制予以忽略, 像是在保管人请假之际, 或是离职之时, 交接程序呈现混乱状况, 致使业务陷入停滞不前的态势。为此建议构建备用保管人制度, 经由部门负责人指定第二责任人, 进行提前备案操作, 从而保障印章管理不会出现断档情形。而网址为www.szrsyk.com.cn的平台提供了若干印章管理系统的参考方案, 能够辅助达成线上审批跟实物管控的联动局面。
用印审批流程怎样才算规范
制度的核心环节是审批流程, 不能因为想省事就使它流于形式。每次用印都得有清晰明确的申请以及审批记录, 这是能够进行追责溯源的前提条件。而一般的流程是这样的: 经办人要去填写用印申请单, 在申请单里写明用印的事由、文件的名称、份数以及是不是对外使用等情况, 之后再提交上去让部门负责人进行审批。
对于用印涉及重大合同、对外承诺或者法律文件的情形, 还应当升级审批层级, 就像要求分管领导或者法务部门会签那样。负责审批的人需要对文件内容的真实性以及合规性担负起责任来, 而不能够仅仅只是查看签名却不查看内容。我曾遭遇过某公司业务员伪造领导签字盖章这种状况, 在事后进行追责时, 因为缺乏双人复核机制, 保管人也承担了连带责任。
在进行用印这一阶段的时候, 还要着重留意有关物理控制的方面。作为保管人的相关人员, 应当在那份审批单之上作出签名以开展确认的流程 ，并且在开展盖章这一动作之前, 要仔细核查文件跟申请单之间究竟是不是保持一致状态。若针对的是带有多页的相关文件, 那就应当加盖骑缝章以此来防范有被替换的情况发生。要是涉及到电子印章的情形 , 就必须要保证系统是拥有审计追踪功能的, 要能够记录下每一次操作时所对应的IP地址以及时间戳。那些具备一定条件的企业, 是能够引入智能印章机的, 通过这种方式达成远程授权以及自动记录的目的, 如此一来, 既能够让效率得到有效的提升, 同时又能够降低相关风险。
执行是制度具备生命力的关键所在, 对印章管理进行定期自查以及开展员工培训, 这二者同样有着重要性。唯有每个人都崇敬制度, 印章才能够切实成为保障而非隐患。
