印章使用, 看似微不足道之事,然其背后关联着单位 的合规性以及责任边界。依我多年行政管理经验而言局印章使用管理制度, 印章倘若管理失当, 轻的后果是文件作废, 严重些便会引发法律纠纷。许多人觉得将印章锁于柜子里便一切无忧, 实则真正棘手之处在于“用”的这个过程该如何进行管理。
用章审批到底要卡哪些环节
许多人只要一听到审批便会觉得繁杂, 认为会耽搁效率。然而我见识过太多因审批仅仅是走个过场从而引发的麻烦事儿。比如说有个单位把印章交付给业务部门让其自行去保管, 结果业务员为了贪图简便, 径直在空白纸张上盖章留作备用, 最终流出了一张担保函, 致使单位赔付了上千万。
并非“谁签字”才是审批的关键核心之所在, 而是“为什么签”才是其关键核心之所在。每一份要盖章的文件, 都应当存在一条清晰界定的审批链条。首先应由经办人确证事项属实无误, 接下来由部门负责人证实业务符合规定, 最后是分管领导证实不存在法律风险。这三个环节之中, 缺少任何一个环节都是不行的。
有的单位爱推行“一章通办”, 一人签字便盖章。此做法存在隐患之处在于, 签字的人员没准并不清楚文件背后关联的法律后果。特别是对外合同、承诺函这类文件, 必然得经由法务或者合规部门做把关这件事。不然一旦把印章盖上, 责任就没法甩掉了。
印章保管和台账登记要分开管
印章保管之人不可为审批之人, 此乃最为基本应遵循之原则。我曾目睹一些单位安排办公室主任既进行印章保管又负责审批工作 , 结果致使主任为达赶进度之目的 , 自己完成审批又自行盖章 , 直至出了问题方才知晓问题究竟出在何处。只要保管权力与审批权力未能予以分开 , 那么管理便会如同虚设一般。
台账登记可不是随便记个日期就完事儿, 每次使用章之后, 都得详细记录用章文件的名称, 还有编号, 以及审批人, 加上经办人, 再写上用章时间, 还有份数。要留意, 这里说的是“份数”而不是“次数”。有些文件是要盖多份的,就像合同双方各自持有一份局印章使用管理制度, 那样在台账上就得清晰写明每份的去向。
进一步细化的做法是, 每份盖有印章的文件, 都需要留存一份复印件, 或者留存一份扫描件用于存档这件事。这之举并非形式主义行为行径, 而是旨在日后一旦出现争议状况之时, 能够找出拿出证据来证明“这份文件确实是经由审批之后才盖章的”这个事实情况。要是没有这样的习惯, 台账就仅仅会只是一个徒有其表的摆设罢了。
