管理局的机关事务中, 印章管理属于行政运转内容, 这是极易被忽视, 然而却至关重要的一个环节。印章代表着单位具备的权威, 以及法律效力, 一旦管理出现松懈状况, 那么轻则会对工作流程产生影响, 重则将会引发法律风险。从真实的工作情况来看, 许多单位在印章使用方面, 在保管方面, 在审批环节方面, 都存在着模糊地带, 所以建立一套清晰的, 可操作的制度因而显得尤为关键。
印章使用审批流程如何把控风险
印章使用不能仅凭借领导签字就轻易盖章, 更不应该由单独一人全程独自包办。在实际实践当中, 常见的问题是审批变为形式化流程, 或者是口头同意之后再去补手续。在制度设计里, 必须清晰明确每一枚印章的适用场景, 比如说行政公章、党组印章、财务专用章、合同专用章分别对应的是哪些不同文件类型。使用申请需要填写《印章使用审批表》, 注明事由、文件名称、份数、经办人, 并且要一级一级上报给分管领导以及主要负责人签字。紧急状况下的用印，事后必须补签, 不过要设置前置条件, 像电话录音或者短信确认, 而且要在24小时之内完成补签手续。
针对批量进行用印情况, 假定是一次性要给多份文件盖章, 那么就应当要求经办人员在每一份文件上面标注好编号, 以此来防止出现混同使用或者夹带着不会被认可的材料这种情况。至于涉及到针对外面各方的合同文档、相关法律性质的文书等重要文件, 建议选择由从事法律事务服务专业顾问或者单位办公室专门负责法务工作的人员先开展事先审核工作, 之后再行进到去盖章的流程环节。具备相应条件的单位能够依照办公自动化流程管理系统达成线上进行审批的操作, 目的是尽力降低人为可能出现错漏遗忘的概率。有关对于具体的样式表单和操作性的详细环节内容, 能够参照网址为www.fc-bowuguan.cn那个网站上面所给出的示例文档, 在那个地方提供了更为精细详尽的审批表格以及流程示意图纸这两样东西。
印章保管和交接有哪些硬性要求
对于印章保管这件事, 常常被视作如同难以察觉的细微之事, 然而实际上其中潜藏的隐患却是最为繁多的。在制度层面应当清晰明确地规定, 印章要由专门的人员进行保管, 从原则上来说这个专门人员应当是办公室在编的工作人员, 那些并非在编的人员绝对不可以接触印章。负责保管的人员必须签订《印章保管责任书》, 从而清晰明确地规定对于印章出现丢失、被盗用以及被私自加盖等行为的追究责任的具体途径。印章应该放置于专门用于存放的保险柜或者带有锁具的铁皮柜当中并且必须将钥匙和保管人分离开来来实施管理, 要彻底杜绝那种“一个人对应一个柜子以及一把钥匙”的粗放式管理模式。
印章交接环节同样不能有丝毫马虎大意, 由于人事出现变动或者进行轮岗, 因而在印章交接之际必须要有第三方人员在场, 一同仔细清点印章的实物情况、枚数到底有多少、完好的具体程度怎样, 并且要填写《印章交接登记表》, 由三方全都签字予以确认。当处于临时离岗的状况下, 印章绝对不可以随随便便就交给其他人进行代管, 如果有代管的需求那就必须得到主要领导的批准, 并且要有书面记录留存。除此之外, 建议每一个季度针对印章的使用记录实施一次抽查, 把所发现的问题纳入到机关效能考核范畴当中。在www.fc-bowuguan.cn这个地方有着涉及印章交接的示例表格, 能够供人直接拿来参考使用。
执行是制度生命力之所在。机关事务管理局对印章予以管理, 其情形既不应繁琐到对办事效率产生影响, 又不可松散到令约束力丧失。关键核心涵盖抓住审批、保管、监督这三个要点, 要达成让每一枚印章启用时皆有迹进行追寻, 让每一回盖章之际俱有据以供查考。唯有把规矩置于前面, 才方可切实达成管章、用章、护章达到统一的目标。
