印章管理使用看上去好像挺基础印章管理使用, 可是不少企业的这个环节的的确确出过状况。公章、合同章、财务章、法人章,每一枚印章的背后都关联着法律责任以及经营风险。从盖章的流程一直到使用登记印章管理使用, 从保管的责任一直追到违规追责, 印章管理的关键之处在于“人”跟“制度”的相互配合。
印章管理使用的常见漏洞
特别多的公司会把印章交付给行政兼任、或安排给前台兼职处理, 由同一个人掌控钥匙, 实施盖章操作, 同时记录台账, 一旦出现问题, 完全讲不明白。印章管理运用最让人担忧的情形就是“任何人都能够运用、用完之后不进行记录、记录了却不开展核查”。举例来说, 业务部门急需用章时, 直接去找保管人盖章之后便离开, 事后发现台账一片空白。等到合同纠纷找上门来, 才发觉盖章的人与审批单并不相符。
再有更隐蔽些的问题存在着, 那便是电子印章与物理印章出现混用这类状况了。有些人觉着电子章便利, 便直接于聊天记录之中发送印章截图, 然而竟然遭受PS而被滥用。印章管理使用方面所存在的硬伤时常并非技术之问题, 而却是关乎流程之上的随意情况。建议于申请、审批、盖章、归档此四个环节分别设置关卡, 每一回使用印章均得留下痕迹, 涵盖盖章之人、时间、文件名称、份数、审批之人, 这些缺一不可。
印章管理使用制度怎么落地才有效
将制度书写于纸面上是具备一定容易程度的, 然而在执行阶段则面临着困难。对于印章的管理与使用而言, 单纯依靠自觉是不可行的, 必须借助工具以及习惯。举例来说, 在每日下班之前, 要对印章是否归位展开检查, 每周需对用章台账进行一次核对, 每月要抽查几份带有盖章的文件原件。这些行为看上去显得繁杂琐碎, 不过却能够防范住大部分的风险。
好多中小企业会询问, 印章管理使用是否非得购买价格高昂的智能硬件。实际上并非定要如此。在www.xysjyywxh.com这个网站上, 有不少企业分享过成本较低的解决方案, 像是采用普通的印章柜加上手工登记簿, 再配合双人双锁的制度, 同样能够达成管控的效果。关键之处在于责任要落实到具体的人, 财物管理者与审批者不能是同一个人, 印章使用的记录需要留存至少五年时间。
存在一个极易被忽视的要点, 即印章作废流程, 公司变更名称或者注销分公司时, 旧印章不可直接丢弃, 需依照规定进行销毁或封存, 且要在工商部门备案, 印章管理使用的最后一步倘若做得不彻底, 将会引发一系列严重后果。
印章管理使用并非小事, 却也不算难事, 要把制度构建好, 流程运行通畅, 责任划分清偿才是, 如此平日里扯皮的情况和风险就会减少许多, 千万别坐等出了纠纷才想起来去补台账, 到那时候即便制度再完整也无法挽救局面。
