那被称作单位印章的东西, 乃是组织去行使职权时所凭借的具有权威性的凭证, 它的使用以及管理, 直接同单位的合法权益以及运行着的安全产生关联。我长时间都致力于从事行政管理类的工作, 深切知道要是印章管理当中存在着漏洞, 极其容易引发法律方面的风险或者是内部出现混乱的状况。所以, 去制定并且执行一套严谨的印章使用管理办法, 是每一个单位都必须要扎实落实的基础工作。
印章如何规范保管才安全
印章管理的第一道防线当属保管环节, 办法里要明确, 印章得由专人在专柜保管, 放置于保险柜或者带锁的铁皮柜之中, 且柜钥匙以及印章, 不可由同一个人持有, 保管人要签订责任书, 明确其不准擅自携带印章外出,不得把印章交给别人代管单位印章使用管理办法, 每日用印结束后, 必须马上把印章锁进柜内, 还要在登记簿上记录保管状态, 单位还需建立交接制度, 保管人因休假或者离职时, 要在监交人监督下办理印章移交手续, 保证每一环节都有记录可查。
用印流程怎样执行才合规
核心在于防止被进行滥用的规范用印流程, 办法要规定所有用印申请都得填写《用印审批单》, 注明事由以及文件名称、用印数量、经办人等信息, 对于常规性文件, 部门负责人能签字审批其用印, 涉及重大合同、对外承诺或者法律文书时, 必须经过单位主要负责人或者授权分管领导签批才行, 审批通过之后, 经办人要携带文件原件到印章保管人那里现场用印, 不让将印章带去办公区域以外, 碰到空白纸张或内容没确定的材料, 一概拒绝予以用印, 这是防止出现“空白印章”风险的关键性底线。在用印结束后, 保管人应当在审批单上添注用印的时间, 并且留存下来以备查考, 同时登记电子台账。每到季度末日, 行政部门或者纪检部门需要去对用印的记录开展抽查, 核查审批单跟文件内容是不是一致,一旦发现问题就要马上追溯责任。仅仅只有将流程卡死单位印章使用管理办法, 印章的安全才会有保障。
