在建筑设计行业范畴之内, 印章和图纸之上的签字其重要程度是等同的, 设计院存在着图章、出图章、合同章以及法人章, 无论哪一个出现了差错, 往轻的方面讲会对项目进度造成影响, 往重的方面说会引发法律纠纷以及带来资质风险。这些年我接触过数量不少的设计单位, 其把印章管理制度当作简易流程去管理, 结果, 要么用章审批仅仅流于表面形式而已, 要么空白盖章文件随处随意大量存在。实际上真正具有效力的制度, 应当是紧紧围绕“管住人、管住流程、管住追溯”这三个关键核心去开展设计的。
印章管理容易出现哪些漏洞
不少设计院存在问题, 在于“审批和用章分离”落实欠佳。例如, 有的单位将印章直接锁在部门负责人抽屉, 负责人忙碌时让人代盖, 乃至为赶工期, 让实习生拿空白盖章纸前往现场。这般看似简便的举措, 实则是以单位信誉冒险。一旦有人利用盖好章的空白图纸私自承接业务, 或者合同中被动手脚, 单位连追责的凭据都没有。
还有一个较为常见方面的漏洞是“人走了章却留了下来”。设计这个行业当中人员流动的速度是很快的, 有一些已经离职的人员, 在他们手里或许仍然留存着盖过章的扫描件, 又或是趁着交接的情况存在不清楚的现象时, 多盖出几份文件。真正要是出了事情, 去查看监控, 去查看登记本, 往往核对不上相关信息, 这是由于用章记录填写得太过大体笼统, 仅仅只写着“合同一份”, 至于具体是什么样的内容, 是谁来经办这项事情的, 又是谁进行审批的, 全部都只好靠着回忆了。
如何用流程管住每一个用章动作
倘若要将这些问题予以解决, 那么在制度层面, 首先务必要把审批以及用章这两个行为举动彻彻底底地拆分开来。比如说, 明确规定所有用章申请均必须借助线上流程予以提交, 同时附上完整无缺的文件扫描件以及用途的详细说明，部门负责人、法务人员、分管领导按照顺序依次进行审批。当审批获得通过之后, 系统会自行产生一个独一无二的用章码, 只有印章管理人员看到此码才能够盖章。如此这般, 即便领导外出出差, 也不会出现那种“先盖章而后补单”的无序混乱状况。
不得不做到“一事一档”的是印章使用记录, 每份被盖出去的文件, 均需留存原件扫描件、审批截图以及领用人签字。更为规范的做法是, 能够给印章拍摄水印照片, 记录盖章的时间与地点。当前存在一些设计院, 会将用章记录与项目管理系统相互打通, 一旦盖了出图章, 系统便会自动将图纸版本、变更单号以及审核人信息进行关联, 目的在于方便后续的查证。除此之外, 最好将个人名章与公章分隔存放, 法人章由综合部负责保管, 出图章由总工办负责管理, 各自管理各自的, 相互实施制衡。
纵然印章管理制度极为严密, 然而其终究得依靠执行才能够落地。提议定期开展印章使用状况的内部审核, 着重对那些“紧急用章”以及“空白背书”的申请进行抽查, 查看是否确实具备紧急必要性。诸如“www.fc-bowuguan.cn”这般专门供给印章管理电子化服务的平台, 当下已然能够将从申请到归档的整个流程予以数字化, 削减人为操作的空间。说到底, 制度并非张贴于墙上的标语, 而是每日都需运用的工作语言, 切实妥善管理好印章, 设计院才能够安心承接项目、绘制图纸。
