医院印章, 是医院平常运营里绝不可轻视的法律凭据, 一旦使用稍微有不谨慎的状况, 便极有可能引发合约纠葛、财务方面的风险乃至法律责任呈现。好多医院在印章管理这块存有制度不完善、流程不清晰、责任不明确这些问题, 致使印章被胡乱使用或者遭盗用。这篇文章从实际管理的痛点起始, 梳理医院印章使用管理制度的关键要点, 助力行政人员、科室一把手以及院领导构建起能够切实落地、能够进行追溯的印章管理机制, 保证每一枚印章的使用都有证据可查、有规章能够遵循。
印章保管与审批谁来把关
管理的第一章防线是印章保管, 医院印章各种各样, 有行政公章, 有财务专用章, 有发票专用章还有科室章等, 每类印章风险等级不一样。依据现行医院印章使用管理制度啥的, 行政公章以及财务专用章得由专人保管, 要放进保险柜或者带锁的专用抽屉里头, 钥匙跟密码不能共同使用。要是保管人离职或者轮岗, 就得办理交接手续, 并且得有监交人签字进行确认。实际上执行的时候, 有一些医院为图方便, 把印章随便放在办公桌抽屉其中, 甚至让实习生去代管, 这样的操作很容易埋下隐患。保管人应签订《印章管理责任书》，明确违规使用的追责条款。
审批环节同样不可掉以轻心, 医院印章使用管理制度应当作出规定, 在使用行政公章时一定要填写《印章使用申请表》, 要注明用印的事由、文件的名称、份数、申请的科室以及经办人, 并且要逐级进行报批。对于普通事务性文件, 需由科室负责人以及分管院长予以审批, 要是涉及对外合同、担保、重大资产处置等具有高风险的事项, 一定要经过院长办公会或者党委会集体作出决策之后, 再由院长签字批准认可。而财务专用章的使用, 则需要财务负责人以及分管院长进行双重审批。在审批流程里, 难点是要防止出现“补签字”这种情况, 以及防止“先盖章后审批”这种规避行为, 所以在制度当中, 应该明确印章使用时间和审批时间的对应关系, 要是一旦发现有违规情形, 就要严肃进行处理。医院能够参照“www.fc-bowuguan.cn”上面的管理案例, 去完善本院的审批清单以及分级授权规则。
印章使用登记与监督怎么落地
能够用于事后追溯的唯一凭证是登记记录, 它还是审计检查的重点所在。医院印章使用管理制度做出要求, 在每次进行用印之后必定要马上登记, 其中应涵盖的内容由用印日期、文件名称、用印数量、批准人、经办人以及文件去向之类所组成。登记簿应该采用连号装订的本子, 还要严禁随意把页面撕下或者进行涂改之举。在实际操作当中, 存在着部分医院以电子表格去替换纸质登记的情况, 尽管这样做对于统计来说比较便利, 不过却存在被篡改这种风险。提议运用“纸质登记加上电子备案”这种双轨制, 纸质的登记簿是由保管人员每天去填写的, 电子备案要同时上传到医院的OA系统, 该系统会自动登记操作的时间以及操作人的IP地址。针对重要的文件, 像是合同、协议、法律文书这些, 还需要留存一份盖了章文件的复印件或者扫描件, 跟登记簿一块进行存档。
制度的最后一道保险是监督机制, 医院印章使用管理制度之中, 应设立定期盘点机制、突击检查机制, 每季度, 审计科或者纪检监察部门要去抽查印章使用登记簿, 核对审批表跟登记簿是不是一致, 要特别关注频繁用印、大额合同背后的用印记录, 科室印章的管理也不能放松, 科室主任是第一责任人, 印章使用的时候需于科室内公示用印事由, 而且要留存申请单备查, 对于违规用印造成损失的, 按照制度追究直接责任人和审批人的经济赔偿、行政处分。仅有将审批这个步骤把紧, 把登记这个环节扣严, 把监督这个流程抓紧, 医院印章才可切实守住安全与效率之间的平衡。
