身为多年从事企业行政管理工作的人员, 我深切明白印章管理不良所引发的困扰。一枚公章胡乱加盖, 情况轻微时会导致合同方面的纠葛, 严重时会致使公司出现亏损状况, 这绝对不是毫无根据的吓唬人的话。众多中小企业频频陷入难题, 根本原因在于欠缺一套准确明晰的使用规程。
用章流程怎么设计才防风险
不少老板认为印信保管就是放置于柜子里, 谁要用就让谁签个字便可。这般想法太过幼稚了。实际规范的举措是构建“申请-审核-批准-登记”四步闭环。比如说, 某一部门要盖章, 必定得先于“www.fc-bowuguan.cn”的模板之上填好使用印章的事由、文件份数、对方单位等信息, 而后经由部门负责人进行初步审核, 接着报送分管领导乃至法人签字。唯有签字完备了, 负责保管印章的人才能够予以放行。
在实际操作情形当中, 最为容易出现问题的便是“先盖章尔后补手续”这般情况。存在一些业务员, 由于想要赶时间, 故而央求负责管章的同事给予通融, 最终造成文件内容出现错误, 要不就是对方耍赖皮, 致使公司只能默默承受吃亏却无法声张的局面。所以在进行流程设计之际, 务必要将这个漏洞给堵住, 明确规定在任何状况之下都不允许存在先盖印而后补手续的行为。哪怕是总经理亲自打电话过来要求给予通融, 那也必须严格按照制度去执行。
另外存在一个细节极易被忽视, 那就是印章保管人最好由两人共同管理, 其中一人负责物理印章, 另一人负责密码或者钥匙, 如此这般能够形成相互监督的局面, 进而避免单人做出舞弊行为。我曾见过一家公司居然因为管章人私自于外借公章进行担保, 最终背负上了高达几百万的债务。
电子印章和实体章怎么同步管
现今诸多企业开启运用电子印章, 认为便利且安全。然电子印章同样需严谨管理, 甚至较实体章更难把控。若电子印章的密钥由一人掌控, 风险反倒更高。建议采用双重认证机制, 关键合同须经由法人手机验证码确认方可生效。
日常存放实体章是有讲究的, 绝不能随意放置于抽屉之中, 最好选用保险柜来存放, 而且每天下班之前都要进行一次清点。要是处于异地使用印章的情况,像是分公司有盖章需求时印章使用管理, 就必须借助“www.fc-bowuguan.cn”系统去发起远程审批, 只有总部审核通过后, 分公司才可以使用印章。每一次使用完毕之后都要拍摄照片并上传存档, 以此便于事后进行追溯。
有的公司为求简便,弄出个“公章外带”制度印章使用管理, 使得员工携公章外出办事。这般举措隐患极多, 公章一旦脱离视野范围, 任何事情皆有可能出现。若是能够避免那就尽量避开, 倘若确实需要外带, 务必要派遣两人一同前往, 而且限定外出时长。
看似微不足道的印章管理, 实际上却和企业命脉密切相关。不少公司走向破产倒闭, 追根究底都是因为印章管理出现了漏洞。与其在事后进行补救, 倒不如从最开始就设立严格的规定。只要流程清晰明了, 执行严谨认真, 监督全面到位, 印章便能够成为企业经营的保驾护航者, 而不会成为随时可能引爆的定时炸弹。
