企业印章管理看起来好像挺简单, 实际上却和公司运营的各个方面都有关系。我做印章管理培训已经有好些年了, 见到过非常多由于制度有疏漏而致使出现损失的案例。印章管理的关键之处在于构建清楚明晰的使用流程以及风险预警机制, 这不仅仅属于行政工作范畴, 更是法务依法行事的关键部分。
如何规范印章使用流程
使得流程得以规范的起始步骤是清晰地明确责任究竟归属于谁, 每一枚印章都理当指定仅仅唯一的责任人, 就像公章是由行政总监予以妥善保管的, 而财务章则是由财务负责人进行管理的, 当责任人出现离职或者休假这种情况的时候, 必定要去办理具备书面形式的交接手续, 我给出的建议是运用印章使用登记表, 以此来记录每一次使用的日期, 以及文件的名称, 还有用印人以及审批人等相关信息。
于实际操作期间, 诸多企业会对异地用章情形予以忽视。要是分公司或者办事处存有盖章需求时, 理应构建远程审批通道, 像借助企业微信或者OA系统去提交申请, 在经由法人或者授权人视频确认之后方可进行用印。深圳市有一家科技公司, 曾因未对异地用章流程加以规范, 致使员工私自盖章去签订虚假合同, 造成的损失超过200万元。
构建起定期盘点的制度也是相当关键的。到达每月的月末之时, 印章管理员是需要去核对使用的台账以及实体印章的数量的, 以此来保证账实是相互符合的。一旦发现存在异常就要立刻进行上报, 绝不能够存有任何侥幸的心理。北京有一家律所恰恰就是由于缺失盘点这个环节, 离职的员工把合同章带走之后依旧还在对外进行签约, 进而引发了多起诉讼。
印章管理存在哪些风险隐患
特别常见的那种风险是印章保管方面存在不妥当的情况, 有一些企业把公章以及财务章锁放置于同一个抽屉之内, 甚至还随随便便地摆放在办公桌子上面，如此这般就给内部出现盗用的行为留下了能够利用的机会, 上海有一家名为某贸易公司的曾经发生过前台工作人员私自运用公章给朋友进行担保借款的事例, 一直到法院传票送达过来了之后才察觉到。
另一大隐患是审批流程被虚设, 许多公司虽规定了用印审批制度, 然而实际操作里头常常流于形式, 像领导口头同意之后就盖章, 事后才补审批单, 这般做法极容易造成管理漏洞, 我接触过一家建筑公司, 项目经理多次拿公司印章给分包商做担保, 公司却是直到银行追债时才知晓情况。
电子印章的广泛应用带来了新的风险隐患, 企业于采购电子印章之际, 务必挑选国家批准认可的具备合法性的服务商, 有像www.cdybjbdt.com这般具备权威性的平台。与此同时, 要构建并确立严格严谨的密钥管理制度机制, 用以 preven 止数字证书状况出现被盗用的状态。杭州有一家从事互联网相关业务的公司, 正是由于员工出现泄露电子印章密钥的情况, 最终致使该公司的机密文件被恶意进行签署。
小小的印章, 管理与使用可不是件小事情, 稍有不慎, 企业就极有可能陷入法律方面的纠葛之中。要构建起完备完善的管理制度, 对于每一个环节都得严格去执行, 如此这般, 才能够守住企业安全的那第一道防线呀。
