对企事业单位日常运营来讲, 印章属于不可或缺的重要工具, 其管理使用, 不但关联到内部流程的顺畅, 而且还牵扯了法律那方面的风险以及资产安全, 在实际的工作之中, 好多人针对印章的保管、审批以及那个登记流程, 存在误解, 结果致使操作变得不规范, 甚至还引发了纠纷, 理解印章管理的核心要点, 是保证企业高效运转的关键一步。
如何规范印章使用流程
看上去印章使用流程好像简单, 然而细节常常决定成败与否。举例来讲, 要是一份合同要加盖公章, 是径直去找保管人盖章, 还是先去走线上审批的流程? 好多企业在这一点上含混不清, 致使印章被任意使用。一个合乎规范的流程应当从申请着手: 使用印章的人得填写用印申请单, 标明用途、文件名称以及份数, 在经过部门负责人以及法务或者高层审批之后, 才能够交到印章保管人手中。保管人核查审批信息与实际文件一致, 才可以去盖章。这个环节一连串紧密相连, 缺少任何一环都不行。
在现实情形当中, 存在着这样一些企业, 它们为了贪图便利此举, 将其印章径直放置于行政部门之处, 只要是有谁需要用到它, 无论何人皆可拿去随意使用, 还冠冕堂皇地美其名曰为“提升效率”。然而实际上, 这般行径已然埋下了相当巨大的隐患。一旦出现了未经授权的合同或者文件, 那么该企业极有可能要承担起连带责任。更为合理的一种做法则是: 印章保管之人需独立于业务部门之外, 比如说可以由财务部或者办公室专门指定专人来负责此项事务，每一次使用印章均要详细登记在台账之上, 并且留存下一份文件的复印版本或者扫描件。如此一来, 即便日后出现了相关问题, 也能够做到有据可依进行查询。
还有一点, 是容易被忽略的, 那就是电子印章的管理。随着远程办公的普及, 电子印章的使用, 变得越来越频繁。有些人认为, 电子印章只要输入密码, 就安全了, 其实并非如此。电子印章的授权, 以及审批, 同样需要严格设置, 比如限定使用次数, 以及有效期, 以此避免被滥用。某些企业, 甚至发生过员工离职后, 仍然使用电子印章签合同的情况, 这教训, 不可谓不深刻。
印章保管有哪些注意事项
印章保管, 看似是小事一桩, 然而稍有不慎的话, 就极有可能酿成大错, 比如说, 把印章随随便便放在抽屉里却不上锁, 又或者保管人出差之际, 没有交接给指定人员, 诸如此类行为, 皆使得印章被盗用或者丢失的风险有所增加。而就实质而言, 印章的物理保管理应遵循 “双人双锁” 原则, 也就是说, 一把锁由保管人把控, 另一把锁由主管领导把控, 两人同时在场方可取出印章。这般方式能够有效防止单个人擅自使用印章。
再一个常见的问题在于印章的存放环境, 某些公司将印章同办公用品掺杂在一起, 又或者放置于易于被他人触及的公共区域, 这般做不但显得不专业, 还极易诱发内部矛盾, 试想一下, 倘若销售部人员趁保管人员没留意, 自行拿取印章加盖了一份虚假合同, 那后果该由谁来担负呢, 所以, 印章的存放位置必定得是一个独立的、带有锁具的柜子或者保险箱, 并且惟有获得授权的人员方可靠近, 与此同时, 最好安装监控摄像头, 用以对存取行为予以记录。
有的细节有留意价值哦: 印章的保养以及加以检查, 要知道, 用印章时候久了, 印泥会出现干涸情形；或者印章边缘出现摩损状况, 致使盖出来的章模糊难辨, 如此这般的印章, 在法律效力这个层面上, 也许会遭受质疑, 甚至被判定为伪造这样的情况。因此, 保管人员得定期去检查印章状态, 及时去增添印泥或者申请予以更换。另外, 针对外借印章这种情形, 也要特别小心谨慎对待。原则来讲, 印章是不可以外借的, 要是非得拿到外部去使用, 像前往银行开户或者去政府部门办事这种情况, 一定务必要有人全程进行陪同, 并且限定使用范围还有时间。
印章销毁这件事同样不可被忽视, 当有印章因公司出现更名这种情况, 或者发生合并这种状况, 又或者印章出现损毁这种情形而需要作废时, 绝不能够直接就将其扔掉, 而是应当由公司去出具书面的决定, 要在有监销人进行见证的情况下才可以实施销毁操作, 并且还要留存对应的记录。不然而言, 要是被作废的印章流入到他人手中, 那么就有可能会被利用来从事非法的活动。
从流程的规范之处, 到保管的细微环节, 印章管理使用当中的每一环节, 乃是企业都需投入精力去予以完善的。这些举措看似增添了工作量, 不过实际上是在为企业构筑起一道防火墙。唯有将规矩确立于前头, 方可使得印章真正服务于业务, 而非成为风险的源头。
