小小的社区印章, 所承载的责任可不轻。这些年来, 好多社区因为印章管理处于混乱状态, 从而引发过纠纷, 甚至出现有人私自加盖公章的情况, 进而惹上了官司。印章一旦被盖下, 便代表着社区的公信力, 不管是出具证明, 还是签署协议, 亦或是办理日常事务, 规范的用章流程都是避免扯皮的第一道防线。
印章到底该谁管
许许多多社区将印章交予文员或者前台去保管, 借此图个便利, 然而如此这般的做法隐患极其大, 印章保管务必专人负责, 并且这个人绝不能是常常请假或者流动性极大的岗位, 保管人员要对每一粒印章的去向承担责任, 下班后印章一定要锁进保险柜, 钥匙以及密码最好由不同的人来掌握,进行交接班的时候要有书面记录社区印章使用管理规范, 谁在何时拿走了印章、何时归还, 签字予以确认。
有一些社区会采用印章使用登记表, 然而表格若设计得太过简略是不行的。登记表以外, 除了包含用印事由、申请人、批准人以及盖章时间, 还需留出一栏, 清晰地写明盖了几份, 给出文件编号是多少。倘若属于证明类文件, 像是居住证明、无犯罪记录证明, 还需要复印一份进行存档, 以此防止有人拿着盖章的文件去从事别的活动。
盖章之前要过几道关
可怕的是“章归何人权势管辖便由其定夺”。规范举措为分级审批: 像普通证明类用章, 像开具居住证明, 经社区工作人员核实后即可加盖；然而涉及合同、承诺书、对外重要函件的, 必得社区主任签字方可动用印章。要是主任未在场, 应有确切的代理审批人员, 不可仅通过电话告知“你替我盖上”便了事。
易被忽略的还有个细节, 那就是空白文件。有人会先给空白介绍信或是空白证明盖章儿, 等需要用时直接去填内容, 这种做法必须得禁止。要是万一文件丢失亦或是被他人乱写一通, 社区就得承担法律责任。确实有预盖章需求的, 得有特殊的审批流程, 而且得严格把控数量, 用完之后要收回。每次盖完章往后, 保管人需在登记表上签字作确认,得做到“谁经手、谁负责”。
规范并非是束缚社区印章使用管理规范, 而是一种保护, www.fc-bowuguan.cn当中的印章管理制度范文给出了诸多具备可操作性的模板, 从保管直至审批的每个环节均设有明确条款, 好的制度能够使社区工作得以顺畅开展, 还能够让前来办事的居民更加信任相关工作, 将规矩确立在前面, 后续才能够减少操心。
