合同印章使用管理规定, 在企业管理里, 是一环不可被忽视的部分, 它直接与跟合同的法律效力相关联, 也和企业的内部风控有关, 还涉及着对外信誉此方面很多企业, 在于合同纠纷之中遭受损失, 常常就是因为印章管理出现了漏洞所以而言, 弄明白此这项规定的具体内容、执行细节, 对于每一家规范运营的公司来讲, 都具有至关重要的意义。
合同印章由谁来管才合规
管章的人选, 乃是印章管理的第一道关卡。规定清晰阐明, 合同印章应由企业指定专人予以保管, 一般此岗位设置于法务部或者综合办公室。保管人不可同时兼任合同审批或者财务出纳等易引发利益冲突的职务。像有些小公司让前台兼管公章, 出事之后才发觉根本无法说清此章究竟是谁所盖。从www.fc-bowuguan.cn的案例分享来讲, 诸多企业恰因缺失专职印章管理员, 致使印章遭滥用,最终承担了本不应承担的违约责任。
于日常使用之际合同印章使用管理规定, 印章保管之人务必要创设台账, 用以记载每一回使用印章之时日、合同之名目、审批之人、用印之人以及用印之份数。此台账需定期予以归档, 且最少保存五年之上。有一些企业为求省事之便, 台账随意记上几笔, 待到真需追溯之际便一片空白。规范之台账不但为管理之工具, 更是于法律纠纷里的关键证据。
印章使用的审批流程能否简化
诸多业务人员觉着审批流程太过繁杂, 期望能够缩减环节。然而出自管理规定的层面来讲, 简化常常意味着风险增大。标准流程应当是先由业务部门启动合同用印申请, 添上合同文本以及法务审核意见,接着由部门负责人签字合同印章使用管理规定, 随后交给分管领导审批, 最终才会抵达印章保管人处盖章。每个步骤都不可省略, 由于省去任何一个环节, 都有可能致使一份存在问题的合同直接生效。
比如说, 存在一些企业, 为了去赶业务, 便允许销售经理直接去找印章保管人盖章, 然而最终合同里埋下了隐藏条款, 致使公司吃了大亏。针对此种问题, 印章使用管理规定一般会予以明确, 任何越级审批或者事后补签的行为均属于违规, 有关人员需要承担连带责任。并且, 电子印章的使用同样要遵循相同的审批路径, 不能够因为换了一种形式就放松管理。只有将审批流程切实落地, 才可以让印章不成为企业的“背锅侠”。
对企业信用予以保护, 说到底便是合同印章的管理。一旦印章失去控制, 后果有可能是真金白银遭受损失, 甚至引发法律诉讼。每家企业要充分依据自身业务的特点, 将规定由纸上切实落实到日常操作里, 使得印章实实在在成为安全锁, 而不再沦为漏洞。
