代表公司对外承诺的凭证是合同印章，盖下一枚章，或许意味着几百万乃至几千万的责任。不少老板认为合同章管理就是锁于柜子里，谁要用谁去签字，然而真的出现纠纷后才发觉，漏洞常常存在于看似不显眼的流程中。我在处理企业纠纷期间见过超多因印章管理混乱致使的扯皮事例，今日依照“www.cdybjbdt.com”上的实务经验，将合同印章使用管理规定里最为核心的干货拆开来讲。
申请用印前要卡住哪几个关键点
许多公司出现问题，并非是章被他人偷走，而是在于用印申请这个环节过于宽松。业务员拿着合同跑来宣称“客户着急需要”，领导不假思索便批准了，然而合同条款当中暗藏着免责条款或者违约金陷阱。我曾见到一家小型公司，销售为了达成业绩，在合同里承诺了公司根本无法做到的交货期，印章一盖，这家公司便赔偿了三十万。
需明确严格规定所要求的是，所有用印申请都务必附带合同审批单，此审批单上要有业务负责人、法务或者风控岗的两道签字。对于没有法务的公司而言，至少得让财务或者行政负责人查看一下那些关键条款。尤其需要留意的是，金额超出五万的合同，或者涵盖担保、涉及有关赔偿责任相关条款的合同印章使用管理规定，必定一定要经过总经理书面批准。这个流程看起来繁杂琐碎，然而却能够阻挡住九成以上的风险。
有个容易被忽视的细节，合同若为多页，需在骑缝的地方进行盖章。我曾经办一个案子，对方将合同中间的几页抽走并替换了，因骑缝章未盖完整，法院判定公司承担不利后果。所以管理规定当中要写明，多页合同必须加盖骑缝章，而且用印的人在盖章之前要逐页核对页码以及内容。
印章保管和使用记录怎么做才没有漏洞
诸多小型公司的合同章放置于行政的抽屉之中，不管是谁都能够触及到。更为离谱的情况是，用于盖章记录的本子书写得杂乱无章，究竟是哪一天何人使用了，加盖在何种合同之上，全然无法对上账目。一旦对方拿着一份你毫无印象的合同前来索要款项，你连用以反驳的证据都寻觅不到。
有着规范性质的保管制度应当达成“人章分离”这一要求，负责管理印章的人员并不承担审批的职责，而进行审批操作的人员不会去接触印章，举例而言，行政岗位的小李专门承担保管印章的工作，然而每一次在使用印章的时候都必然要有经过主管签字的审批单，只有在小李核查使其确认无误之后才会完成盖章的举动，在每一日临近下班的时候，印章必须被锁入保险柜之中，钥匙以及密码分别由两个人各自进行保管，我提出建议将用印记录本转变成为电子台账，每一笔记录都需要涵盖合同编号、用印日期、用印人、审批人、文件份数，最为适宜且理想的情况是再拍摄一张盖章之后的合同首页照片用于存档。
在诸多事项当中，最容易被忽视掉的便是印章的交接这一情况。假若是管章的人出现请假或者身处离职的状况，那么在进行交接的时候前提是双方都要在场去清点实物，而且得在交接单之上签字。我曾见识过一个案例，有一回前行政人员离职之际忘记把合同章交回，于之后利用那枚章伪造了一份担保合同，致使公司背负了200万的债务此种局面。因而在管理规定里面一定要明晰地写出来：印章交接应当是必须存在书面记录的，至于在交接期间所产生的盖章问题，是由交接双方共同来承担责任的。
合同印章管理的关键并非将章死死锁住合同印章使用管理规定，而是要确保每一回用印都有迹可循、有失可究 ，只要把申请、审批、盖章、存档这四个环节严格把控，公司起码能规避八成以上的印章纠葛！当下就去核查一下你们公司的印章台账，瞧瞧最近三个月的用印情况是否都能对应得上。
