印章管理看起来好像是小事一桩二级部门的印章管理制度, 可实际上却是那种稍有变动就会对整体产生全面影响的情况。二级部门在日常进行运转的时候会经常用到印章, 要是相关制度并不完善健全, 那么就极其容易出现私自盖章、过度使用甚至是被盗用的风险状况。一个符合规范的印章管理制度应当顺着使用流程、保管责任以及监督机制这三个不同的维度方面去着手, 以此来保证每一枚印章都能够处于可以控制的范围之内进行运作。
印章保管不能交给一个人
众多二级部门常常惯于将印章交予行政助理或者文员之中的一人予以保管, 这般做法表面看上去好似高效, 然而实际上存在巨大隐患。一经出现保管人请假、离职或者出现疏漏的状况, 那整个部门的用印流程便会陷入瘫痪状态。更为严重的是, 单人保管就意谓着并没有人对印章的使用展开复核, 私自盖章的情形很难被发觉。
依循恰当的举措乃是推行双人共同管理的制度, 一枚印章唯有两个人同时处于现场的情形下才能够被取出予以使用之举, 一个人承担着审核用印申请单的职责, 另外一个人肩负着实际盖章操作的任务, 如此一来纵使其中的一个人怀有违规的想法, 也没有办法独自去达成, 保管的地点同样应当挑选带有锁具的铁皮柜子或者保险箱, 钥匙以及密码分别由两个人把控拥有, 构建起物理上面的双重保障。
对于电子印章而言, 同样是需要去设置账户权限分离的, 申请环节的账户不能由同一个人持有, 审批环节的账户也不能由同一个人持有, 盖章环节的账户同样不能由同一个人持有, 并且系统日志要能够清晰地记录每一次操作的时间,还要能清晰记录每一次操作的申请人二级部门的印章管理制度, 以及要能清晰记录每一次操作的文件内容。
用印申请到底该走什么流程
对于二级部门的印章使用而言, 绝不能够仅仅凭借口头招呼或者微信消息来进行。每一枚印章的每一回运用, 都必然得具备书面申请以及审批记录。最为简便的流程是这样的: 申请人去填写《用印申请单》, 清晰地写明用印的具体事由、所涉及的文件名称、份数以及去向, 之后再由部门负责人签字予以批准。
若碰到紧急状况需先盖章再补手续, 那就得设定严苛的补救期限。像是规定紧急用印之后的24小时之内一定要补交申请单, 要是逾期没有补交, 印章管理员就得马上向上级汇报。并且要明确哪些情况不能走紧急通道, , 拿涉及对外合同、资金支付或者人事变动的文件来说, 必须得走完整的审批流程。
对于那种跨部门使用的印章, 像二级部门代公司对外签约这种情形, 还得要求法务部门或合规部门预先审核文件内容。在此审核通过之后, 用印申请单上面需要有法务人员的签字或者系统记录, 不然就会造成印章管理员有权拒绝盖章这种结果。
印章使用记录要可追溯
只存在流程是不行的 , 还得要使得每一回用印都能够在事后被核查。二级部门需要去建立印章使用台账 , 记录的内容里涵盖用印日期 、文件名称 、用印份数 、申请人以及审批人。台账能够被做成纸质登记本 , 也能够运用公司的办公系统自动生成。
更为关键的是要进行定期的盘点, 在每个月的月末之时, 印章保管人员以及部门负责人理当一同去清点印章的实物, 核查台账之上所记录的使用次数是不是跟所剩余的印泥、纸张损耗等这类物理痕迹相契合, 一旦发觉存在异常差异的情况, 那就一定得马上组织开展调查并且上报给公司的管理层。
同样需要定期对所管理的电子印章进行审计, 系统管理员要每月按月导出具体的印章使用日志, 针对其中是否存在并非工作时间而出现的异常用印, 同时判断有无同一账户在短时间之内连续不断搞的操作, 而在www.xysjyywxh.com这个网站上, 有一些有关印章管理方面的案例模板以及制度范本, 这些能够当作参考依据。
二级部门的印章管理制度并非仅是张贴于墙上的标语, 而是那种需每日予以执行的规矩 , 从双人保管起始, 历经流程审批, 再至记录追溯, 每一步皆旨在降低风险而非增添麻烦 , 唯有当制度切切实实地融入日常工作之中, 印章方可成为部门的工具而非隐患。
