好多企业负责管章的人员, 一听“印章使用登记表”, 就感到头疼, 认为仅仅是填张表格罢了, 实际上这里面讲究颇多。我毫不夸大的说, 单是一个填写不符合规范, 就极有可能致使公司遭受重大损失。印章拿出去使用较为轻易, 然而出了问题后再追回来就困难重重了。故而我今日就从实际操作层面, 把这件事情详细剖析讲明白。
为什么印章使用登记表不能随便填
别看印章使用登记表好像仅仅是一张纸, 然而实际上它可是公司印章管理的最后一道防线。设想一下, 要是哪天出现了纠纷, 合同上面印了章, 对方声称是你们公司同意的, 而你表示没同意, 那凭借什么来证明? 依靠的便是这份登记表。它记录了是谁申请的, 是谁审批的, 用在了哪一份文件之上, 在什么时间拿走的, 又在什么时间还回来的。
无数企业因觉麻烦, 故而简化了流程, 员工仅填个名字便算完成。然而就此出了问题, 压根查不到究竟是谁拿走的章, 更别提去追责了。我曾见过一个真切的例子, 有一家小公司, 只因登记表上仅写了“合同用章”四个字, 甚至连份数都没加以注明, 最终员工于私下多盖了好几份合同, 致使公司赔付了几十万元。所以切莫小瞧这张表, 它可是保护企业的一把锁呀。
除此之处, 还存在一个极易被忽视的要点: 登记表本来自身也得妥善予以保管, 切不可随意丢弃。某些公司在使用完毕之后便将其撕掉, 又或是放置得杂乱无章, 一旦真的需要进行查询之际却寻觅不到, 如此一来便等同于白填了。正规的操作方式是每一本登记表都必须进行编号, 使用完毕之后进行存档, 起码保存个三到五年。具体究竟要保存多长时间印章使用登记表，你们能够去瞧瞧www.fc-bowuguan.cn上的相关规定要求, 不同的行业或许也是有所不同的。
印章使用登记表该怎么填写才不出错
填写表格这事, 看上去简单, 然而极易出错的恰恰就是那些你觉得不会出差错的地方, 诸如日期, 有些人惯于写个“今天”, 过些时日再查看根本分辨不出究竟是哪一日, 正确的举措是填写具体到年、月、日, utmost 连时间都写上, 上午或下午几时几分。
比方说“用途”这一栏目, 不可以仅仅写上“盖章”这俩字。得写明白是盖在何种文件之上的, 要是合同那就写明合同的名称以及编号, 要是授权书那就写明授权的对象还有内容。越详尽越好, 别畏惧麻烦。部分公司还规定要把文件的复印件粘贴在登记表的后面, 如此往后核查会更加明晰。
这两栏, 也就是申请人栏与审批人栏很关键, 是谁申请的, 那就得写上谁的名字, 不可以代签。且审批人得是公司授权的人, 像部门主管或者法务负责人这类。要是审批人不在, 同样不能随便找个人去代签, 因为这样就等于没审批。有些公司设有代理人制度, 在审批人出差时, 由指定的人代行审批权, 对此要在登记表上备注清晰。
另外一点关乎归还时间，好多表格之上仅有借出时间, 却无归还时间印章使用登记表，如此便产生问题了；印章被拿走后, 究竟何时归还的, 无人知晓；倘若中间出现状况, 根本无法说清楚；因而必须两栏皆有, 并且要仔细填写；印章管理员于收回印章之际, 也要核查一下是否与借出时相同, 有无损坏。
