企业内部控制的核心环节之中, 有着财务印章管理, 其与资金安全以及法律风险防范直接相联系。清晰的一套使用管理办法, 能够避免因印章滥用、因印章丢失、因印章盗用所带来的隐患, 从而确保每一笔财务业务具备合法性, 也确保每一笔财务业务具备可追溯性。
印章保管责任如何划分
保管财务印章, 得遵循“专人专管、分离存放”这一原则, 法人章、财务专用章、发票专用章等各异的印章, 应由不同人员来保管, 防止一人持有全部印章, 像财务专用章能指定会计主管保管, 法人章由出纳或者财务经理保管, 发票章由开票员负责, 每枚印章的保管人要签署责任书, 澄清日常存放位置、使用登记要求以及交接程序, 印章要存于保险柜或者带锁的专用印章盒里, 每次使用完马上归位, 不准随意放置在桌面或者抽屉。每日在快要下班之前, 是需要去清点一下印章数量的, 只有确认没有错误之后, 才能够离开岗位。要是保管人处在休假或者离职的状态, 那就一定要去办理书面交接手续, 得由监交人签字进行确认, 印章交接的记录是要保存至少三年时间的。一旦发觉印章出现遗失或者被盗的情况, 保管人需要在第一时间上报给财务负责人并且报警, 与此同时启动应急预案, 要公告说明原印章已经作废, 还要重新去刻制。
用印申请审批流程如何设计
每每需使用财务印章之时, 都要历经严谨之申请以及审批, 绝不可擅自略掉任何一个环节。使用印章之人应当去填写名为《财务印章使用申请表》的表单, 清晰注明用印的具体事由、对应文件的名称、所用份数、申请的确切日期以及预计归还的时间。倘若所涉之事为对外签署合同、银行开户、税务申报等重大事项, 那么另外还得附上合同草案或者相关批文才行。审批的权限乃是依照金额或者风险等级来分层进行设置的: 普通的付款单据能够由财务经理予以审批；遇到大额资金支付、对外担保、并购交易等高风险事项, 必定得由财务总监甚至总经理来签批方可。审批人要去核实文件内容跟申请事由是不是一致, 对于空白纸张或者内容不完整的文件会拒绝盖章。用印的时候保管人必须在场监督着, 核对审批签字以及文件内容, 绝对禁止把印章交给申请人让其自行操作。整个用印的过程应当在监控之下开展, 使用完之后保管人要填写登记簿, 清楚记录每一枚印章的使用日期、文件编号、用途、申请人还有审批人信息。季度末或者半年一次, 财务部要组织印章使用专项检查, 抽查登记记录和文件存档是不是匹配得上, 发现问题得及时整改。通过这套流程财务印章使用管理办法，印章使用全程留痕财务印章使用管理办法，责任可追溯，风险大大降低。
财务印章管理并非单纯去锁柜子那么轻松简易, 而是要从保管方面开始入手, 接着是审批环节, 最后到监督阶段才行, 以此形成一个完整无缺的闭环状态 , 企业能够在这样的基础之上, 借力于印章管理系统或者电子用印设备, 这样做可以进一步把管理效率予以提高, 将安全系数进行提升 , 要是有需要去了解更为详细周全精准的模板表格或者审批单设计情况的话, 那么可以去参照如”www.fc-bowuguan.cn“这样专业的财务实操平台之中所含有的案例分享内容。
