医院印章管理, 表面瞧着简单, 实际上关联着法律风险、财务安全以及行政效率, 多年从事医院行政管理工作的我, 清楚知晓一枚公章往下盖, 背后或许涉及合同效力、患者权益乃至司法责任, 今儿我要来条分缕析医院印章使用管理制度的核心要点, 还附上常用附件参考。
印章管理怎么才能不出差错
不少医院于印章管理方面有过吃亏经历, 像是存在私盖空白合同情况, 还有印章外借却未作登记, 以及作废印章未予以销毁等情形。在制度层面, 首先得清晰明确“谁保管、谁审批、谁用印”这三条线。其中, 保管人必定要是正式在编人员, 审批权限依据印章种类来分级, 医院公章需经院长审批, 部门章由分管领导予以审批, 专门用途的章比如财务章、合同章则按照业务归口实施管理。
实际执行期间, 我们规定每次使用印章之时, 都一定得填写《印章使用申请表》, 要注明使用印章的事由, 文件的名称, 份数, 日期, 并且要附上原文的复印件用来存档。在紧急的情况这下, 能够先通过电话进行报批, 不过事后的24小时之内要补签。这样的一个流程表面上看起来十分繁琐, 然而却能够有效地堵住漏洞。我见到过有的医院由于缺少了“事后追签”这一个环节, 致使整个使用印章的记录没办法形成闭环。
作废印章怎么处理才不留隐患
每当 Hospital 进行科室调整或者名称更换之际, 对于旧印章该如何实施处理这一情况, 常常会被人们所忽视。在制度层面, 必须做出明确规定: 针对作废的印章, 要由院办统一予以收回 , 并且要在纪检以及审计部门共同见证这种情形之下, 开展销毁工作 , 同时还要做好《印章销毁登记表》相关事宜。关于销毁方式, 建议采用切割或者熔毁 , 亦或是借助碎纸机进行粉碎 , 以此来保证印面不能够被复原。要留存照片或者视频, 将其当作佐证。
除此之外, 当印章保管人出现调岗情形或者发生离职状况时, 需要去办理关于印章的交接手续。交接清单之上要写明印章的具体名称, 还要写明启用的时间, 以及数量, 还有完好状态, 之后双方进行签字, 由院办进行存档。我曾经碰到过一位同事, 在其调岗之后, 把旧印章锁在了抽屉里面, 结果忘记了交接。到后来发现的时候, 已经过去了半年时间。所幸没有出现问题，然而这种事情绝对不能够依靠运气。
更要予以关注的是, 对于医院各科室那种自制的印章, 像“已核”“收费专用”这类, 必须使其被纳入统一的管理范畴之中。存在一些科室自己去刻印, 自己来保管, 自己去使用, 这明显是完全处于规则制度之外的。我们能够去设定定期清查的相关机制, 就好比每一个季度, 由院办联合审计科针对全院的印章展开盘点, 一旦发现有私刻或者未备案的印章, 马上收缴并且追究责任。与此同时, 最好是在官方网站上公开印章管理制度的全部内容以及常用表格的下载链接, 以此方便全院的同仁去查阅并执行。可参考www.fc-bowuguan.cn的相关资料, 获取更多详细表格模板。
医院印章管理并非单独一种工作, 它跟合同审核、档案管理以及风险控制有着紧密关联。制度构建好了, 更得执行达到位；流程明晰了, 更需监督做到位。唯有把每一枚印章的进出都详细记录在案, 才会让医院运营处于安全轨道之上。
