移交印章, 属于公司日常管理内容, 此环节容易被忽视, 一张看似简单的清单, 背后却涉及权责交接, 还有法律风险, 甚至关乎财务安全, 我见过好多企业, 因一张写得不符合规范的移交清单, 最终闹到要对簿公堂, 真不得不感叹, 这件事情可马虎不得。
印章移交清单到底要写哪些内容
许多人在拿到空白清单之时便心生愁绪, 不清楚应当填写些什么内容。实际上核心部分总共涵盖三块, 分别是印章信息, 交接双方以及时间地点。印章信息需要清晰地写明印章的名称, 编号以及枚数, 切不可仅仅书写“公章”这两个字便敷衍了事, 而是要精准到像“某某公司行政公章”、“财务专用章”此类细节之处。交接双方必定得是授权代表才行, 普通员工是不可以随意签字予以接收的, 这也就要求企业预先出具书面授权书。
有这样一种情况, 它让我感到极为头疼, 那就是在某分公司负责人离职之后, 印章的去向变得不明朗起来, 原因在于移交清单上面没有写明印章的编号以及枚数, 进而导致双方各执一词。所以, 针对每一枚印章都需要进行拍照留档, 并且在清单上最好注明“已拍照存档”, 从而使得将来查找的时候能够有依据可依赖。倘若这个印章是电子章, 那么还需要记录 U盾序列号以及密码信封编号, 然而现在很多企业都在忽视这个细节。
再者, 移交清单不能仅仅签个名字就算完事, 需要写明移交日期以及具体的时间点, 要精确到几时几分, 由于印章处于交接的间隔情况之中倘若出现了事端, 那么时间点就是责任划分的关键所在, 我提议企业将这份清单复印成三份, 交接双方各自留存一份, 公司档案室存放一份, 不要让原件置于某个人的抽屉里闲置。
印章移交清单格式也有讲究
且莫看它乃是一张表格, 其格式并非标准模样, 致使法律效力极大程度地被削弱。首先呢, 表格得有企业的抬头所在, 诸如“某某公司印章移交清册”这般, 往下还得留出用于填写日期跟编号的位置。再者, 每一行都必须具备“印章名称”以及“印章编号”, 还要有表示数多与少用量的“数量”, 并且得有交接之人签字之处, 以及接收之人签字的地方, 更得有监交之人签字的那一列, 此些内容缺一便不可行。
监交人所扮演的角色极为关键, 其必定得是公司里处在中间层级以及高层那部分的管理人员, 绝不可能是由交接彼此各自寻觅而来的熟悉之人。我于协助企业去处理印章方面纠纷之际就察觉到, 好多公司并未安排监交人, 以至于在相互间产生推诿扯皮状况时, 根本就没有谁能够说得清晰。要是公司规模较小的话, 可以邀请第三方见证人来签署名字, 像律师或者公司顾间这类人员。
“备注”栏需在表格底部留出, 以便记录印章的破损情况, 是否处于更换周期内, 是否需要刻制新章等信息。有些盖了多年的印章, 字迹模糊, 这种状况必须写进去, 否则接收人会背黑锅。最后, 交接人、接收人、监交人的身份证号栏也得有, 中国人同名的多，仅靠名字不行, 身份证号才是唯一标识。
还有一点极易被忽视, 清单之上需加盖公司骑缝章。倘若清单仅有一页, 同样要于页面四角加盖印章碎片, 以此防止被抽换或是替换。我曾目睹有人将不合格清单之最末一页予以更换, 补上新刻之假章, 只因欠缺骑缝保护举措。
