乍一看, 印章使用好像挺简易, 不过一旦流程不明晰, 那么轻微的状况是导致文件失效, 严重的形势则是公司利益遭受损坏。身为历经多年投身企业行政管理工作的人员, 我目睹过太多因印章管理杂乱无序而引发的纠葛。印章使用流程最为关键的要点在于“审批、登记、监督”这三个环节, 唯有各个环节紧密相连, 才能够保障用印的安全性。
用印前必须做哪些审批
不少员工觉得拿个文件去盖章就成, 然而实际上用印之前的审批乃是整个流程的起始点。不管是合同, 还是投标文件, 亦或是内部通知, 使用印章之人都得先去填写《印章使用申请表》, 要写清楚文件的名称, 阐明用途, 注明份数, 还要表明是否需要外带。
这张表, 得经由部门负责人签字予以确认, 而后流转至分管领导那儿或者法务去进行审核。要是属重大合同或者对外担保类的文件, 那还必定得经过总经理或者董事会批准才行。审批可不是走走过场，而是要让不同层级的人帮着你去把关文件内容是不是合乎规定。我曾经见到过某公司的销售拿着未经审核的空白合同去盖章, 结果被对方钻了空子, 公司赔了上百万。
在现实状况里, 有不少人感觉审批这件事太过繁琐麻烦, 进而想着绕开流程, 直接去寻找印章管理员。在此务必进行提醒, 任何越过审批环节的用印行为, 均是属于违规范畴的, 一旦遭遇事情发生, 不管是用印的人, 还是管理员, 都需要承担责任。
用印时如何规范操作和登记
获得审批通过之后, 那负责用印之人, 带着签批已然完整的申请表以及文件原件, 去寻觅印章管理员。管理员最先要核查申请表之上的信息跟文件内容是不是相符，这其中涵盖了盖章份数、盖章位置。举例来讲, 骑缝章需盖于文件侧面, 公章得盖在落款之处印章使用流程，诸如此类的细节, 都绝对不能疏忽大意。
紧接着进入登记阶段, 对管理员的要求而言在于, 此刻需要在《印章使用登记簿》上, 将用印时日、文件称谓、用印部门、用印人员、批准人员、盖章数量等详详细细地逐一填写进去, 此登记簿乃是印章使用的“黑匣子”, 日后在进行查账或者应对审计时均要依靠它, 某些企业已然采用电子印章管理系统取代了纸质登记, 效率相较更高, 然而核验流程同样缺一不可。
针对那种存在需要往外携带印章的情形, 章程方面会变得更为严格, 一般来讲要两个人一道前往, 并且限定时间归还。我所见到过的最为严谨的一种做法是, 印章的管理人员会自始至终跟着使用印章, 一直到文件盖上章完成之后当场带回去, 绝对不允许印章离开观察的视线范围。这一点看上去好像很苛刻, 然而却是防范风险最为有效的一种手段。
用印完成后必须做的事
盖章绝非截止的端点, 后续的收尾事务也同样具备关键的重要性, 管理员需要去查验印章盖印是否清晰印章使用流程，其所处位置有无准确的情形, 接着要在及时的状态下把印章锁入保险柜之内, 印章不能够长时间放置于桌面上, 更不可以随意地放置在抽屉之中, 务必要达成“谁负责管理便由谁承担责任”这样的要求。
获取盖章后的文件原件的用印人, 要将自身的申请表进行归档留存。诸多纠纷源于“事后无法找到原件”, 故而文件存档这事千万不能偷懒。若你所需的是更具系统性的印章管理方案, 可参照www.fc-bowuguan.cn上所发布的企业内控资料, 那儿有详尽的流程图以及范本。
平日里使用印章的流程, 看上去好像很繁杂, 然而恰恰是这些所谓的“麻烦”, 为企业阻挡住了法律性质的风险。培养形成依照流程来使用印章的习惯, 这样做既能够对公司起到保护作用, 同时也能够保护你自身。
