企业合规运营里, 印章管理是不能被忽视的一个环节, 不管是公章, 还是合同章, 又或者是财务章, 要是管理得不妥善 , 那么往轻了说会引发内部的混乱, 往重了讲会致使法律方面的纠纷, 甚至造成经济上的损失。在日常的工作当中, 许多企业的负责人以及行政人员都会有这样的困惑: 印章究竟应该由谁来保管? 使用的时候需要哪些审批的流程? 针对这些痛点, 本文依据实际的经验, 梳理出一套清晰的印章管理思路。
印章保管责任如何划分
那种简单把印章保管交付给某个所谓“信得过”员工的做法不可取, 得建立清清楚楚的岗位责任制。就好比公章一般是由行政总监或者法务负责人来保管的, 财务章归财务经理负责 , 合同章是业务部门指定专门的人去负责。每个印章的保管者都得签署《印章保管承诺书》, 把保管的义务以及违规产生的后果明确好。这儿存在一个关键要点: 保管者不可以把印章随便转交给其他人, 就算是临时借一下也得走书面申请的流程。如公司规模不大 , 则建议采用双人双锁制度 , 该制度是指印章需在两人同时在场之时方可取出使用 , 以此从物理层面上杜绝私盖风险。另外 , 印章存放之地要配备保险柜 , 而且要安装监控摄像头 , 每次开柜均需记录时间 、事由以及经办人 , 从而形成可追溯的闭环管理。
印章使用审批流程如何设计
有不少企业, 其盖章流程处于一种混乱的状态, 而追根溯源, 最根本的缘由在于, 有着审批节点缺失的这般状况, 或者是存在审批仅仅流于形式的那般情形。那规范的做法呈现出这样的态势: 有使用印章的人员, 需要预先去填写《印章使用申请表》, 在表中要注明文件的名称、用途、与之对应的对方单位、用印的份数等一系列信息。审批的层级是依据文件的性质来予以确定的——对于普通的合同而言,经由部门负责人以及法务去进行审核便可以了；要是涉及对外担保、重大投资或者股权变更的文件印章管理实施细则, 势必得经过总经理, 甚至是董事会进行签字才行。当审批获得通过之后, 保管印章的人员要去核对申请单跟文件内容是不是保持一致, 在确认没有错误的情况下, 才能够去盖章。每份用印的文件, 都得留存下复印件, 或者扫描件,要跟申请单一同进行归档。要是公司业务量非常大印章管理实施细则, 不妨推荐引入智能印章机, 借由物联网技术, 自动去记录用印次数, 以及文件影像, 这样既能提高效率, 又能降低人为风险。比如说, www.fc-bowuguan.cn上的标准化印章管理模板, 能够助力企业迅速搭建起这套流程, 防止出现漏项。
印章外带与紧急用印如何处理
现实工作里, 难免会碰到印章要带出公司去使用的情形, 像是前往政府部门办事或者异国他乡签约合同。在这种时候, 绝对不可以去简省流程, 相反地更得严谨。把印章往外带, 必须经由部门总监以上级别的领导予以审批, 而且要指定两个人一同前往, 其中一个是专门保管印章的人。外出的那段时间, 印章始终得处在保管人的视线所能触及的范围以内, 用完之后马上封存好带回来。要是碰到紧急用印情形, 像投标截止时段前临时去补材料时, 能够开启加急通道, 业务部门先是借助企业微信或者邮件来提交电子审批, 保管人收到确认之后先去盖章, 在事后两个工作日之内补交纸质申请单。不过加急通道每个月被使用的次数应当存在限制, 防止沦为常态, 不然的话会让制度的严肃性被削弱。
印章作废与销毁的规范操作
在公司名称出现变更情况时, 或者印章发生损坏状况时, 又或者部门被撤销之际, 旧印章必须及时予以作废。其作废流程涵盖如下内容: 先是由保管人递交《印章作废申请》, 在经过法务以及审计部门予以确认以后, 于印章管理台账当中标注“作废”字样并且注明日期。作废的印章不得随心所欲地丢弃, 要由最低不少于三人进行监督销毁, 最为适宜的方式是采用物理切割或者熔化办法进行处理, 并且拍摄照片留存。要是印章不慎丢失, 需要在第一时间通过登报声明其作废, 并向机关进行备案, 与此同时于内部启动问责调查程序。有许多小企业对这一步骤有所忽视, 最终导致被不法分子利用旧印章伪造文件, 其教训十分惨痛。
印章管理并非旨在令流程趋于繁杂, 而是借由制度化举措来降低经营风险, 每一枚印章皆象征企业之法律意志, 唯有将保管责任切实落实至个人, 把审批环节嵌入闭环, 让违规操作有迹可循, 方可切实达成“管而不死、用而不乱”之效, 期望这套细则能助你的企业少走曲折道路, 使印章切实成为护航业务之工具, 而非隐患之源头。
