对于许多企业而言, 印章管理是极易被忽视但又相当关键的环节, 缺乏规范制度, 轻者会致使文件杂乱无序, 重者可能引发法律风险与财务损失, 一本优质的印章管理制度范本, 其核心在于清晰明晰权责、规范有序流程、有效预防风险。
印章使用需要哪些审批流程
审核的严格、专业、细致程度, 是印章使用的关键所在。其一, 企业要清楚每个印章的保管人与审批者, 像公章方面, 由办公室主任履行保管职责, 法人章则由财务负责人负责保管, 合同章交由法务部门运作管理。二来, 构建分层级审批办法: 普通文稿透过部门主管签字就能加盖印章, 要是涉及对外签订合同或者重大事情的要件, 必定得经由总经理或者董事会审核批准。最后, 每一回盖章之际, 均需登记于《印章投入使用记录表》, 注明用印的日期、文档的标题名目、核准者、具体经办者以及加盖印章的数量批次。对于空白纸张或未填写完整的文件，严禁提前加盖印章。
日常保管中如何防止印章被盗用
第一道防线是那个印章保管的物理安全, 印章该被放置于保险柜或者专用带锁的铁皮柜之中, 带有钥匙的是保管人且要随身携带, 不可把放于随意地方。上下班之前每日那个时候, 保管人得去查看检查相关印章是否回归原位, 柜门有没有锁好。与此同时, 企业需要建立起印章交接制度, 当保管人因为休假或者离职这种情况的时候, 必须得填写那个《印章交接单》, 由监交人在现场进行确认然后签上名字。另外一方面, 不建议把印章带离公司去使用。真的确实需要外出用印, 一定要有至少两名员工一起同行, 并且要携带审批单以及登记表, 回来之后立刻归还放进库房之中。
确切明晰违规用印的追究责任机制同样具备重要性。于制度里应当写明, 任何不曾经过审批就擅自进行用印、私自造假伪造印章, 或者凭借印章去谋求个人私利的行为举止。按照情节的轻重程度给予警告、减免薪资、辞退的处理举措, 甚至要追究其相关法律责任。定期展开盘点之为防患于未然的必要方式手段, 建议每一个季度由审计的相关部门或者监察的相关人员针对印章使用的登记表格以及实物开展核对检查, 以此来确保账目与实际情况契合相符。
制度刚开始执行的时候, 或许会碰到员工表现出不习惯, 流程显现出繁琐等这类抵触情绪, 在这个时候, 管理者得领衔去遵守, 并且借助培训使得全体人员明白制度的目的是保护大伙而不是制造困扰。等制度运行得顺利之后, 你会发觉在出现纠纷之际, 清晰的用印记录常常是企业最为有力的证据。
