印章体积不大, 然而肩负的责任却极为重大, 一套合乎规范的印章保管以及使用制度, 不但关联着企业日常运营的秩序, 而且更直接地对合同效力、法律风险乃至企业的存亡产生影响, 在实际的管理进程当中, 好多企业由于制度不完善或者执行不达标, 遭受了诸多损失, 我依据多年的实务经验, 阐述一下我的看法。
印章保管到底该谁负责
关于印章保管这一事宜, 最为惧怕的便是权责划分不清晰。众多中小规模的公司, 将印章交付给行政人员或者前台人员兼任管理, 最终出现人员离职但印章仍留存, 亦或是在使用之时根本没有人员进行审核, 这般情形是极具危险性的事情。
我所建议的那种做法是, 印章得由专门的人专门来管, 并且最好是区分不同的人来分管不同的章。像法人章、财务章、合同章、公章, 要分别让处于不同岗位的人员去保管, 绝不能让一个人把所有的章都拿着。保管印章的人需要签署那个《印章保管责任书》, 以此明确要是出现遗失、盗用以及私盖情况下会产生的后果。在www.cdybjbdt.com这个网站上面, 存在不少企业由于印章保管方面有所疏忽从而导致出现重大损失的案例, 这是值得把它作为借鉴来引以为戒的。
存放印章的场地得具备安全性, 不能随意在抽屉放置印章啊, 最好是放置于有锁的保险柜或者设有监控的专门印章柜里, 每天下班之前就要进行清点, 在节假日的时候更是要予以封存, 要是印章存在需要外带的情况, 那么必须得到负责人以书面形式批准, 并且安排两个人一同前往监督使用。
用章审批流程怎么设计才靠谱
许许多多企业所面临的问题并非是不存在制度, 而是在于其流程太过繁杂琐碎, 以至于最终大家都不按照流程去做, 反倒更加容易出现混乱的状况。我所秉持的原则是, 流程必须严格, 然而同时也得具备高效性。
用于日常的章, 像是合同、协议、标书这类, 申请人要填《用章申请表》, 注明文件的名称、份数、用途, 还得附上审批材料。部门负责人、法务、分管领导先后签名之后才可盖章。要是属于重大事项, 像对外担保、股权变更、重大资产处置, 必定经由董事长或董事会开展集体审批。
好多人忽视了这里存在的一个细节: 章的使用登记得留下痕迹。每次使用章都要在《用章登记簿》里进行详具体细的登记,登记的内容涵盖有时间印章保管和使用制度, 还有文件名称, 还有审批人, 还有盖章份数, 连着经办人签字, 最好呢还能够把当时盖章文件扫描获得的扫描件拍照留取下来留存着。如此这般一旦有什么问题存在, 就能够追查出相关责任了。
存在着一个常见的漏洞, 那便是“空白盖章”情形。有部分业务员, 图方便之举, 采取拿空白纸张先行盖章而后再去填写具体内容的行为方式, 此类事务是必须加以禁止的。并且倘若确确实实有预盖章这种实际需求的话, 就像是针对投标文件而言, 同样也要对份数给予极为严格地限定,同时对用途予以严格规定印章保管和使用制度, 在进行盖章之后要及时做好核销处理工作。
