谈及企业印章管理时，不少人的最先反应是“只不过是盖章而已”，然而这实际上属于很大的误区。企业对外行使权力所凭借的是印章，签订合同之时，盖上公章，出具证明之际，但有哪一个步骤能够离开它？要说印章使用管理办法究竟是什么，说白了不过是一整套能保证印章不来乱用、不丢失、不被盗用的规矩罢了。假若无一套清晰明了的管理办法，企业可不是很容易只因印章相关问题而陷入法律纠纷，甚至会赔得一干二净。
印章使用流程到底该怎么定
许多企业的老板都持有这样的看法，那就是印章使用流程要是繁多又复杂会致使效率有所减慢，然而流程倘若仅是简单并不繁杂却极易出现紊乱滋生事端。就好比我曾目睹过一家公司，财务章以及合同章被放置于一个并未锁住的抽屉当中，任何人都能够随意拿走取用，结果一位业务员呢，为了达成业绩目标有冲劲，私自加盖了一份有较大风险的对赌协议 在上面，导致这家公司差一点就要走向破产的境地了。因而，流程是绝对不可以省掉的，不过也绝对不可以复杂到那种程度，以至于让人产生想要钻空子谋取不当利益的萌生贪念的想法意思。
做法最基础的是，所有印章在使用之前都务必填好申请单，将用途、文件名称、使用人以及盖章次数写清楚。申请单得经由部门负责人签字，而后交给印章管理员。管理员核查无误之后，才能够当场盖章。这里存在一个关键要点：申请人不准自己拿去盖印章，盖印章必须由管理员进行操作。要是申请人与管理员为同一人，那就需要更换另一个管理员来盖章，这称作“不相容职务分离”。
针对那种频繁有外出办公情况的公司而言，要是印章得带出办公室，情形就更得严谨有加了。像www.cdybjbdt.com这家企业，其有着这样的规定，印章外带之时非得经由总经理签字同意企业印章使用管理办法，而且得有起码两人一同外出，其中一个人专门负责保管印章，另一个人负责监督印章的使用情况。回来之后还得撰写外带使用报告，要详细列出每次盖章的文件具体名称以及与之对应的对方签字人员。如此这般，即便出了问题，也能够追查到事情的源头所在。
印章违规使用怎么防怎么罚
仅有流程是不足够的，势必需要有人实施监督，具备惩罚机制才行。不然流程便如同一张纸。诸如有些员工持有这样的想法，“反正领导已经签过字了，再多盖一份也并无问题”，此种侥幸心理是最为危险的。我遭遇过一个案例，公司行政出于省事的考量，将印章预先盖在好几份空白合同之上，结果被离职员工拿去私自签署贷款，使得公司承担了不应有的责任。
为能够防止此类事情发生，有着一种较为简便的办法：那便是印章管理员在每日下班之前需要针对印章展开盘点工作，以此来确认其中数量以及存放位置是否处于正常状态。与此同时，企业能够安装用于监控印章使用的系统，就好比智能印章柜这种，每一次开启柜子之时均会存有相应的记录，记录当中包含是谁打开柜子的、是具体到哪一个时间点钟打开柜子的、取走的又是哪一枚印章，该系统能够自动生成日志。通过如此这般的方式，一旦出现问题了，直接去调取该日志，那么便不会有人能够推脱责任了。
必须要有跟上的惩罚举措企业印章使用管理办法，如果察觉有人违规运用印章，像是进行私盖、伪造申请单或者悄悄携带印章回家这种情况，情节较轻的会扣除绩效、予以罚款，情节严重的会直接予以开除并追究法律责任，况且处罚结果要在全公司予以通报，以此达到警示效果，不要认为这属于小题大做，要是印章管理不善，企业就如同把命门交予他人了。
管理印章使用的办法并非是用于阻碍流程的，而是用于守护企业的，你能够将流程制定得更为细致，可是只要执行方面落实得恰如其分，效率反倒会变得更高，原因在于大家都清楚应当怎样去做，不会再盲目地猜测，别等到出现问题了才想到去补充制度，那个时候通常为时已晚了。
