关于印章使用管理办法, 首先得明白, 印章在公司经营管理活动里, 是行使职权的关键凭证与工具, 它的使用管理跟公司正常运作以及风险防控直接关联。要是缺乏规范的印章管理, 不但容易引发合同方面的纠纷, 还可能致使出现经济等严重后果。所以, 构建一套契合实际、操作性强的印章管理制度, 是每家企业都务必重视的基础性工作。
印章使用申请流程怎么走才正规
诸多员工于需用章之际, 惯于径直寻领导签署批准一事便算办妥, 这般随意之态恰恰是致使管理出现漏洞的根源所在。正规流程理应是从申请起始, 经办之人要去填好《印章使用申请表》,把用章的事由、文件的名称、具体份数以及用章的日期一一写明。要是属于合同类文件关于印章使用管理办法, 还一定要附有合同审批表或者法务给出的审核意见。
在经办人把申请提交上去之后, 首先应由部门负责人去审核内容的真实以及必要的情况。这一步骤是相当关键的, 因为部门负责人对于业务背景是最为了解的, 所以能够判断用章是不是着实和工作存在关联。经过审核获取通过以后, 接着要依照公司的授权体系, 由分管领导或者总经理进行最终的审批。唯有审批完成了, 行政或者印章管理部门才可以去安排盖章。
实际进行操作之时, 有不少企业会去设置例外条款, 像是常规的事务性文件, 这其中包含员工证明、有着固定格式的往来书面函件, 能够由行政部在对核验手续予以完成之后直接去盖章, 然而涉及对外进行担保、重大资产处置、超过一定金额那般数量的合同, 就必定得经过董事会或者股东会作出决议, 这些例外的情形需要在制度里明确地列出来, 以此避免权限出现模糊。
印章保管和日常管理要注意什么
印章的保管, 看起来好像挺简单的, 然而实际上却是最容易出现问题的。首先呢, 得要坚持专人保管的原则, 最好是由行政部或者法务部从中指定一名正式的员工, 让其担任印章管理员, 并且还要签订保管责任书。当管理员出现离职或者岗位变动的情况时, 那就必须得办理交接手续, 在监交人的见证之下, 仔细清点印章, 然后填写交接记录。
存有印章之处同样得具备安全举措, 条件许可的企业理应配备保险柜, 钥匙与密码交由不同人员把控, 就即便不存在保险柜, 亦需锁藏于有锁的文件柜内, 不可任意置于办公桌上, 每当使用完后, 即刻锁回原处, 以免印章避开监管视野。
在日常管理期间, 把建立用章台账当作必要手段, 台账所记录的内容涵盖用章时间, 还有文件摘要, 以及批准人, 以及经办人, 以及盖章份数, 管理员在每个月的时候对台账进行汇总, 之后提交给部门负责人, 或者提交给审计部门去核查, 对于已经作废的印章, 需要依照程序来进行销毁, 并且留存影像记录, 绝对不可以私自去处置。
这些便是印章使用管理的基础架构, 在实际的操作情形当中, 像快递收发的情况,外出携带印章使用的状况关于印章使用管理办法, 以及电子印章使用的场景等, 也都需要去制定专门的规则, 建议企业依据自身业务所具备的特点, 定期去梳理其中的漏洞, 及时对制度内容予以更新, 以此来确保印章管理一直处于受控的状态。
