日常工作里, 业委会最容易出纰漏的环节是印章管理。不仅将一份规范下的印章使用申请表守住小区公共利益底线, 还能使委员们避免被业主追问“印章到底谁在用”。我结合多个小区实际案例, 拆开来讲这份表的用法。
申请单上必须写清哪些信息
好些人认为填表仅仅是走走形式罢了, 随意写上两行字便可以了。然而这恰恰是风险最为大的一种做法。印章申请表起码得有这样几项内容: 申请的事由, 用印文件的名称, 用印的数量, 申请人以及批准人的签名, 使用的日期。要是牵涉到合同或者对外文件, 还需要附上文件的复印件或者电子版进行存档。
有一个小区, 我曾见过, 业委会的主任, 当时在申请单上面仅仅填写了“用于维修工程”, 然而, 印章却是盖在了一份金额颇大的合同之上。之后,其他的委员才察觉到合同条款存在问题。故此缘故业委会印章使用申请表, 事由必须得精细到像“某号楼某单元外墙渗水维修合同”这般的程度。文件的名称同样要完整书写, 绝不能简略书写, 举例来说, 像“关于续聘物业公司的决议”不能被写成“物业决议”。
并且, 身为申请人之际不应能同属那批准之人, 此乃具备的基础风控准则, 当有些小区竟使得主任既是提出申请之人又是予以批准之人之时, 这便等同于不存在任何人进行相关把关了。
申请表批完后谁负责盖章和登记
申请表通过了, 并非直接拿去一下子就完成盖章手续。需指定一位专门负责保管印章的人去执行盖章操作, 这个人不能是业委会委员自身, 最好是小区秘书或者社区工作人员。盖章之际, 保管人要核查申请表上面的信息和实际文件是不是相符, 确定无误之后才可盖章。
竣工成盖之后, 尚需付诸用印登记之举。于登记簿册之上, 需详簿记明: 用印之时刻、用印之文档、用印之数量、经办人之署名签章。而登记簿本与申请表格,务必相分离而分别妥善存贮业委会印章使用申请表, 以防事后补填表单之弊。每月或者每季度之际, 业主委员会内部理应将登记簿本与申请表格相互核对一番, 察视是否存有无漏记或者重复递交申请之情形。
有这样一个情况, 我碰到过极为典型的状况, 有人拿着去年没填写任何内容的申请表前来补签字, 还声称“那时着急, 把填表这件事给忘掉了”, 而这种行为其实是管理方面存在的漏洞, 因此建议对用印申请表进行编号管理, 按照顺序装订起来, 并且每张表都具备独一无二的编号设计, 这样一来既无法进行补签, 也不能随意更换。
