公司资金安全的最后锁乃是财务印章, 哪怕只是管理上稍微弛缓些便极有可能致使无法挽回的损失出现。于现实工作里边呢, 我们常常会碰到印章放置杂乱、借出却无记录, 甚至存在私自加盖合同这种状况发生, 而这些潜藏的危险全部源自于制度不完备。今儿结合管理办法的关键要点, 来谈一谈怎样将印章管控妥当、管理完善。
印章保管责任怎么落实到位
存在不少公司将财务章、法人章、发票专用章混杂一处, 交付予一人进行保管, 此乃最为重大的风险症结所在。依据相关规定, 不同的印章务必做到由不同的人员各自分别予以保管, 就好似财务专用章应由财务负责人来进行管理, 法人章应由出纳或者行政专人来实施管理, 发票章应由开票员前来管理。一旦出现盖章方面的失误状况, 能够即刻追溯至具体的责任人。
当着保管人的面, 把印章锁进远离保管人工位的保险柜, 钥匙和密码必须分开存放, 不能记录在同一张纸上。部分企业为了省事, 把它们放在抽屉或者桌上, 必须摒弃这种习惯。前段时间, 有个客户公司, 出纳去洗手间, 没锁柜子, 有人趁机在空白合同上盖章, 引发了几十万的赔偿纠纷。保管责任不只是签字, 而是每天都要执行的安全措施。
另外, 当保管人发生变更之际, 务必要做好交接记录, 彼此当面清点印章的数量, 检验是否存在损坏状况, 并且在交接表上面完成签字。老同事离职, 新同事接手, 这种情况下极易出现印章丢失或者遗落的情形, 交接环节绝对不可以走过场。
印章使用审批流程如何设计才管用
审批并非只是走过场, 而是得将每一枚印章的去向都清晰记录下来。通常的做法包括, 每次使用印章都需要填写《印章使用申请表》, 在表中写明文件名称、用途、份数以及对方单位等各项信息, 之后经由部门负责人以及分管领导签批, 方可盖章。要是遇到金额较大的合同或者对外担保文件, 还得有法务人员或者总经理签字才行。
实操期间, 极易被忽略的乃是盖章文件的留底。诸多公司仅记录了一则台账, 然而台账之上所写的“合同一份”根本没法瞧出具体的内容。理应要求用印之人提供一份盖章文件的复印件或者扫描件, 将其与申请表一块儿进行存档。如此这般后期一旦出现了争议的时候, 便能够拿出原始文件当作依据。
远程进行用印同样是个颇具难度的问题, 尤其是针对那些设有分公司或者项目部的企业而言, 能够采用“视频起着见证作用加上快递负责寄送再加上事后补充单据”这样的方式,又或者运用智能印章机财务印章使用管理办法, 每当进行用印操作的时候便会自动进行拍照并上传至系统当中。然而不管运用何种方法, 其核心遵循的原则一概不会改变: 倘若看不到审批单, 那么绝对不会去盖章。
印章作废和销毁也有硬规矩
在印章出现磨损情况时, 或者公司变更名称之际, 又或者公司进行注销之时,旧印章绝不能随随便便就被扔到垃圾桶里。对于作废掉的印章财务印章使用管理办法, 需要由保管人去提交申请, 当其申请经过财务总监以及总经理签字同意以后, 要由两人或者两人以上共同进行监督销毁操作, 并且预留销毁记录以及照片。要是处理过程不符合规范要求, 一旦旧章流出并遭到他人冒用, 公司依旧是需要承担法律风险的。
日常管理期间极容易被忽视的是临时用章情形, 像是在周末情况之下或者节假日之际有盖章需求。在制度范畴之中务必要清晰界定紧急状况下的授权机制, 举例来说能够通过电话请示之后先行盖章, 而在事情过后的两个工作日之内完成补签手续这一行为。要是没有这样一个环节, 那么不是员工出现违规操作, 就是业务会被迫陷入停滞状态。
财务印章去实施管理并不存在捷径可走, 依靠的是将每一项动作都纳入制度之中并且严格予以执行。只要做到保管由不同人员负责、审批留下痕迹、销毁有相应依据, 大部分的风险进而就能够在提前被堵住。更多关于管理的细节以及模板表格之际, 可以前往www.fc-bowuguan.cn去进行参考。
