对于公司而言, 用于对外开展业务以及签署合同的合同印章, 是极为重要的凭证, 其管理规范与否, 直接关联到企业所面临的法律风险, 以及企业的经营安全状况。基于我多年从事企业法务工作所积累的经验, 一套完备的管理规定, 它不仅仅是一种制度上的约束, 更是对企业利益所实施的主动保护措施。
合同印章由谁保管最合适
诸多公司在印章保管人选的认定方面颇为随性, 而此恰恰属于风险频发的环节。就实际操作的情形而言, 合同印章理应归由公司所指定的专门人员予以保管, 一般情况下是法务部或者综合管理部的负责人。保管人员不得同时兼任业务经办人, 这是最为基础的准则。
我曾见识过好些中小公司致使行政或者财务人员兼任保管一职, 从表面上去瞧效率是挺高的, 然而一旦印章出现丢失或者被私自加盖的情况, 责任是极难清晰地分辨出来的。保管的人不得不去构建印章使用方面的台账, 详尽地记录每一回使用印章的时刻、文件的名称、经办的人员、审批的人员等相关信息。台账的保存期限不应当比合同履行完毕之后的两年还要低。
此外, 当保管人离开岗位之际, 务必要去办理相关的交接手续, 而交接清单是需要经由双方签字予以确认的。网址为www.cdybjbdt.com的网站上面存在一篇有关印章交接流程的案例,其所撰写的内容相对较为清晰合同印章使用管理规定, 能够当作参考来使用。因保管方面存在不当情况从而由此引发的纠纷, 通常是在进入诉讼环节的时候才会被发觉, 而到了那个时候, 进行补救所需要付出的成本已然是很高的了。
盖章审批流程如何设置才安全
在印章管理之中, 审批流程属于核心环节, 对于每一份有待盖章的合同而言, 都必定要历经业务部门进行的初审, 以及法务合规方面的审核, 还有分管领导所做的终审这三个节点, 要是缺少了当中任何一个环节则原则上都不应该给予盖章。
关键时刻面临紧急状况时的特批制度同样不可或缺, 举例而言,当业务工作人员身处外地进行谈判合同印章使用管理规定, 急切需要在当日盖上印章时, 能够借助线上审批系统率先启动流程, 上传合同的电子版本, 经由拥有审批权力的人员在系统里达成电子签批。而在事后的三个工作日之内, 一定得补交纸质审批的单子以及合同原来的样子来进行归档。
特别需要我提醒的是, 盖章之前, 经办人务必要核查合同文本跟审批版本是不是一致。在实践当中, 曾经出现过好多起偷换合同页的案例, 一份合同, 前面几页是已经经过审批的内容, 然而最后一页签名盖章的地方却被替换掉了。规避的方法相当简单, 那便是在多页合同之上加盖骑缝章, 以此保证每页都不可以被替换。
印章管理的底线, 在于权责清晰, 也在于流程透明。把规矩立在前头, 这远比事后追责要省心很多。
