对于许多企业的行政及合规负责人而言，在日常工作里，管理好二级部门的印章二级部门的印章管理制度，是极为头疼的难题之一。一旦印章在分支部门、项目部或者业务团队中控制不住，那么，轻则会致使内部流程变得混乱，重则有可能让整个公司陷入到巨额债务或者法律诉讼的困境当中。最近，国务院办公厅发布了《电子印章管理办法》，该办法明确指出电子印章跟实物印章具备同样的法律效力，这为我们对二级部门印章进行规范管理，提供了全新的思路以及合规依据。看着近期各地频繁出现的私刻公章情形，审视着违规用印等司法方面案例，可知建立一套管理制度，一套针对二级部门的管理制度，一套严防死守式的管理制度，这绝不是那种无足轻重的小事，而是企业风险控制方面绝对不能触碰的底线。
二级部门印章为何最容易失控
相比于公司总部公章，二级部门若为分公司、项目部或者业务处室，其印章极易有“点多面广、监督缺位”这种先天不足。在一些真实司法判例里，二级部门这般的印章管理呈现出漏洞，进而引发严重后果：举例来说，某公司有位人事行政专员，因长时间存在用章审批漏洞，居然在毫无任何审批流程境遇下，“ stealthily ”用公司印章给自己续签三年劳动合同，这一行为直接致使公司与员工间出现复杂劳资纠纷。更为严重的是，存在外部人员，利用二级部门印章保管不严格的漏洞，伪造公司印章，签订金额高达数百万元的购销合同以及《对账函》，妄图将巨额债务转嫁到无辜公司名下。这些教训警示我们，对于二级部门的管理不能够仅仅依赖“信任”，一定要依靠严密的制度去填补监管真空。
印章保管人如何做到责任到人
二级部门印章管理最易出事的环节是保管人员配置不当。给二级部门配发印章时，要打破随随便便的“谁用谁管”模式，严格执行“专人专管、责任到人”这一铁律，还要建立有效的三级保管体系。具体而言，要严格禁止一名负责人同时保管多枚核心印章，行政公章与法人私章物理上要“人章分离”且分人分柜保管。二级部门的业务专用章，必须由该部门负责人或指定专管员保管，提交书面责任承诺书备案。一旦保管人员因出差而必须有离岗之行，或因请假等缘故而需要有离岗之况，那么其必定得去办理具备规范性的印章书面移交相关手续，并且要经由上一级管理部门来开展监交工作，绝对不可以出现那种“章随人走”的情形，也绝不能出现长时间处于无人看管的如同真空一般的状态。
电子印章能否助力二级部门管控
在数字化转型如浪潮般涌动中，传统实物印章管理成本高昂，并且难以达成远程监控，然而近期各地政策大力去推广的电子印章，恰恰为二级部门管控方面的难题给出了破局办法。比如说辽宁省近期颁布的优化营商环境重点举措里，清晰推动电子印章于政务服务之中互认互信，达成“一次登录、全网通办”。像齐齐哈尔等地甚至已然落地了“5G动码印章”项目，能做到用印整个过程留痕、可查可追溯，从源头去杜绝私盖、伪造印章等风险。因此，制定二级部门管理制度时，要强制要求有条件的部门同步推行电子印章，借助技术手段，把每次用印的申请人信息固化在系统后台二级部门的印章管理制度，把审批人信息固化在系统后台，把使用时间固化在系统后台，把文件内容固化在系统后台，以此彻底解决“印章在外、监管无力”的长久痛点句号。
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