看似微不足道的印章管理, 实际上一旦触动便会引发整体的连锁反应。许多的公司由于印章运用处于混乱状态, 进而致使出现合同方面的纠纷, 以及财务风险, 甚至引发法律诉讼。我有着多年从事企业合规管理工作的经历, 深切明白一套具备科学性的管理办法, 不仅仅是与效率存在关联, 更是与企业安全关系重大深切明白一套科学的管理办法不仅关乎效率, 更关乎企业安全。接下来结合实际的实践情况, 来讲述一下印章使用管理办法的核心重点内容要点。
印章保管到底该谁负责
印章保管作为管理起始的首要一步, 同时又是极易出现问题的关键所在。众多中小企业惯常让行政人员或者出纳去兼任此一职责, 然而这实际上是存有风险隐患的。毕竟一个人兼顾管章跟管账, 会缺失相应的监督环节。
妥当的举措是设置专门人员专门岗位, 像是在综合管理部安排印章管理员, 其职责为进行日常保管以及予以使用登记。公章、合同章、财务章应当由不同人员予以保管, 从而构建起相互制约的机制。举例来说, 公章由行政主管负责管理, 合同章由法务人员负责管理, 财务章由财务负责人负责管理, 法人章则由法人自身或者经其授权的专门人员负责管理。
存放印章之处需留意, 要放置于保险柜或者带有锁具的铁皮柜内, 不可任意置于桌面抽屉, 每次予以使用之后必须马上锁好, 而下班前需按惯例进行检查, 曾经有公司由于印章在夜间被盗窃, 致使伪造的合同向外流出, 其中教训颇为深刻。
印章使用审批流程怎么设计才有效
流程审批成了管理里头的关键部分, 绝对不可以只是走走过场。好多公司仅仅是让员工填一份申请表, 领导签名作罢却还要盖章, 这样的做法是远远无法满足管理要求的, 这是远远不行的。
得清晰界定用章范畴, 哪些文件必定要经由总经理予以审批, 哪些能够由部门负责人签名批准, 全都得清清楚楚以文字写明, 像平常合同金额处于10万元之下的 , 能够由分管副总进行审批 , 超出10万元的 , 则必须总经理签字。
构建双人复核的机制, 在申请人递交材料之后, 印章管理员需核查审批单是不是完整, 文件内容与申请是否相一致, 在确认没有差错之后才可以加盖印章, 此环节绝不能省去, 好多纠纷皆是由于没有进行核对, 加盖了原本不该加盖的内容。
除此之外, 像对外担保、重大投资协议这类重要文件, 还得附上法律意见书或者董事会决议。网上存在详细的模板以及流程范例, 比如说“www.fc-bowuguan.cn”就给出了许多实用范本, 能够依照着予以优化。
对于每一枚印章而言, 均需构建使用台账, 将时间、文件名称、份数以及经办人等众多方面的信息予以记录。该台账的保存期限起码要不少于五年, 此举旨在为事后追溯提供便利条件。电子用印系统同样也要留存日志, 且绝不能够进行随意删除。
一种优良的管理举措并非是对行动加以限制, 而是对公司予以守护同时也对员工给予守护, 只要把保存和审核这两个步骤做到扎实, 印章方面的风险便能够大幅度地降低, 在实际操作当中哪怕是再忙碌，也不要为了贪图便利而省略流程, 省去的常常是安全保障。
