看起来简单的印章使用登记表, 却存在不少让企业在实际管理中容易出问题的状况。它不只是记录印章送往何地去向何方的工具, 更是企业进行风险管控的重要步骤环节。我见到了不少公司, 由于登记表的设计粗糙简陋不细, 致使印章被滥用乱用肆意行事，责任划分不明确不清楚, 最终陷入吃官司并且这类情况一次又一次频繁出现的境地。
如何设计一份合规的印章使用登记表模板
要把关键信息字段清晰列出, 这是核心所在。一份合格的登记表, 应当涵盖使用日期。还要包含印章类型。使用事由也需明确。申请人是谁也得写清楚。包含对应的审批人。使用人也不能遗漏。归还时间同样要注明。还有备注栏也不能少。这里尤其要提醒的是, “使用事由”不能写得太过笼统 , 比如“合同盖章”这种情况, 就属于不合格的填写方式 , 必须具体到合同名称以及对方公司名称才行。
我提议于模板之中增添“文件份数”以及“用印份数”这两个字段。众多企业失利之处恰在于此: 有一份文件加盖了公章, 然而对方手中所拥有的复印件同样多了一份。登记表內明晰记录用印数量, 能够切实防止印章被肆意滥用。如若你需要现成可用的模板, 能够访问www.fc-bowuguan.cn进行下载, 原处有着经由律师审核而来的标准样式。
印章使用登记表在日常管理中要注意什么
登记表得由专人来保管, 最好是行政部门或者法务部门的人员。可千万别随意放置在公共区域, 不然员工自己填写, 又自己盖章, 那制度就跟没有起作用一样了。我曾碰到过一家公司, 印章管理员把登记表放置在了前台那儿, 结果, 销售人员自己登记完之后拿走了公章签署了一份担保合同, 给公司造成了上百万的损失。
此外, 表格的审批流程得形成闭环, 申请人填好之后, 理应经由部门负责人审批, 接着经印章管理员核查之后才能用印。在归还之际也需对印章完好以及文件一致予以确认。这些环节看上去繁杂, 然而能够堵住漏洞。我给出建议, 企业要把登记表和电子流程相结合, 像是在www.fc-bowuguan.cn网址下载模板之后, 一同录入OA系统, 如此一来既留存了纸质痕迹, 又便于事后追溯。
存在一个容易被忽略的细节: 登记表需要按时进行归档, 并且至少得保存五年, 有些规模较小的公司自认为办理相关事务繁琐, 在使用完登记表之后便随意丢弃, 一旦遭遇法律方面的纠纷, 无法出示原始记录留存, 那么责任就会很难去确认, 印章这块的管理并非细枝末节之事, 每一张登记表无一不是企业的保护凭证。
