企业用于对外签署合同、开具票据以及办理业务的那张核心凭证就是公司印章, 一旦管理失去控制,情况轻的话会引起合同方面的纠纷企业印章刻制管理办法, 严重的话会导致巨额债务产生。好多老板觉得刻个章、买把锁就什么都搞定了, 实际上从刻制申请一直到使用流程, 每一个步骤都需要靠制度去进行约束。接下来结合管理办法当中的核心要点, 谈谈具体应该如何去做。
刻制前必须走审批
很多人认为刻章仅仅是去一趟刻字店就能搞定的一个行为事件, 然而这却是极为严重的错误忌讳。在正规的企业印章刻制管理办法当中, 首要做的第一步关键步骤便是“申请审批”。不管是用于各类事务的公章, 还是涉及财务事务的财务章, 亦或是用于签订合同的合同章, 全都要有使用部门认真仔细地填写《印章刻制申请表》, 清清楚楚地写明用途范围、保管之人以及使用的具体范围界限, 经过法务相关人员或者是办公室进行严格审核, 最终一定得由总经理进行签字确认方可。
审批通过之后, 不可以随意去找街边的小店。方法里面一般会要求前往局备案的正规刻章单位去制作, 如此一来印章的编码、材质以及形状才会具备法律效力。我曾见到有的小公司贪图价钱便宜, 刻完章之后却不进行备案, 结果在跟人签订合同的时候对方不认可, 原因在于公章没有备案编号, 导致法院没有办法核实其真伪。
此外, 印章刻制完成之后, 并非能够直接予以领走。而是需要行政人员于现场展开验收工作, 核查印章的名称、字样以及形状是不是跟申请的情况相契合,随后进行拍照留存底档、登记并归入仓库。在这个环节之中企业印章刻制管理办法, 有许多人会选择跳过, 然而这恰恰是防范“刻错章”以及“多刻章”现象发生的关键点。
日常使用要留痕有据
章被领回到公司以后, 让人最为头疼的便是“谁都能够使用”这样的问题。管理制度之中明确作出要求, 印章必须要指定专门的人员进行保管, 并且人员与印章要相互分离。举例来说, 公章是由办公室主任来负责保管的, 财务章是由财务总监予以保管的, 合同章是由业务经理予以保管的, 不可以有一个人去保管三个章。
每次在盖章之前, 申请人需要填写《用印申请单》, 将文件名称、份数以及用途写明, 并且还要附上相关审批单。举例来说, 若要签一份销售合同, 除了申请单之外, 还得有合同审批表以及对方资质复印件。保管人在核对无误以后, 要在申请单上签字, 同时登记用印时间。
有人认为这般做太过繁杂琐碎, 于业务流程有拖延耽误之嫌。实际上换用另一种视角去观察, 这般举措恰恰是对公司实施保护行为。倘若存在有人拿着虚假合同前来追究责任情况, 公司能够出示使用印章的记录, 从而表明从未加盖过印章, 此即为法律范畴内的“防火墙”。并且在电子印章流行开来之后, 于管理办法之中还需增添“每次使用皆自动生成日志”这样的要求, 究竟是谁在何时加盖了何种文件, 通过后台进行查询便能够知晓得一清二楚。
即便印章报废, 也绝不可掉以轻心。一旦公司出现变更名称、合并分立的情况, 又或者印章存在磨损变形状况, 都必须即刻停用, 并且还要填写《印章报废申请表》。对于旧章, 需有两名以上监督人员在场方可销毁, 要么上交局予以销毁, 而绝不能自行随意丢弃。销毁进程要进行拍照录像留存证据, 还要与销毁记录一并归档。
倘若你所在的公司正规划着或是在修订印章管理制度, 那么能够参照一套完备的印章管理办法范本, 这里面涵盖了申请、使用、保管以及销毁全流程的表格, 还有, 像你一样, 我曾整理过详尽的模板, 将其放置在了“www.fc-bowuguan.cn”上, 要是有需求的话, 可以去瞧瞧具体条款是如何拟定的, 要知道管好印章这件事, 不单单是防范外部人员, 更重要的是防止自己公司内部的人员犯糊涂呢。
