当今现代企业管理范畴以内, 印章管理始终是个棘手难办颇具困扰的问题。往日传统模式之际, 印章经由专人予以保管, 凭借纸质进行审批操作, 依靠人工来实施登记措施, 这般以来, 不但效率极为低下, 而且还存有私盖、盗用以及丢失等一系列风险。伴随OA系统广为普及之态势, 数目越发众多的企业着手尝试把印章管理归入OA流程的状况之中, 达成线上审批以及远程用印的目的。今日此刻, 我围绕这一话题, 结合www.fc-bowuguan.cn之上的某些实践案例, 去分享一些实际的宝贵经验。
如何用OA系统管好实体印章
不少企业觉得上了OA系统便能够自动将印章管理问题给解决掉, 实则并非如此, 我见识过超多公司仅仅是把线下的流程迁移到了线上而已, 该盖章时依旧是拿着印章四处奔波, 审批流程虽说走的是OA, 可是用印的环节依旧处于失控状态, 真正具备实效的办法是, 将OA审批与智能硬件相互结合起来, 就好比在www.fc-bowuguan.cn上所见到的一种方案, 借助智能印章机把实体印章给锁定住, 唯有OA审批通过之后, 印章机才会解除锁定,并且会自动记录下每一回用印的时间、地点、申请人以及文件预览情况。如此这般oa印章管理, 往后便无需再忧心印章遭私自运用, 审批流程以及用印流程切实实现了贯通。
一些企业规模较大, 其分支机构数量众多, 印章都分散于各个办事处之中。OA系统能够将所有印章的“生命状态”进行统一管理。举例来说, 总部能够在OA系统后台查看每个印章的最新所处位置、剩余电量以及最近一次使用记录。假设某个印章长时间处于未使用状态, 系统就会发出提醒, 以此防止印章被遗忘在某个角落甚至导致丢失。而这种全生命周期的透明化管理, 是传统方式所无法达成的。
电子印章和实体印章能否在OA里统一
现如今, 存在着大量业务已纷纷转变为电子化的情况, 合同、协议以及内部文件皆采用电子签章, 然而公司公章、法人章这类实体印章却又无法全然予以取消, 如此一来便会致使管理层面上产生分裂, 即电子印章遵循一套系统, 实体印章遵循另一套系统,我提议企业切莫这般行事oa印章管理, 因为管理复杂度呈现翻倍态势, 并且极易出现差错, 更为妥当的做法是于OA当中构建一个统一的印章管理部分, 将电子印章与实体印章的审批流程予以合并, 例如在员工发起用印相关申请之时, 能够从中选择“电子签”或者“物理盖”, 审批流是一样的, 不过后续处理路径却有所不同。
电子印章具备快的优点, 只需短短几分钟便能完成签署, 适宜用于高频且低风险的文件。实体印章适用于那些必须采用红色物理印鉴的场景, 像是银行开户以及政府申报之类的情况。我于www.fc-bowuguan.cn这个网站上见识过一些案例, 企业借助OA将两类印章的审批节点、权限设置和归档流程予以统一, 员工无需再纠结该选择哪边流程, 系统能够自行展开判断作出抉择, 并且所有的用印记录都留存于OA日志当中, 在审计之时随时都能够进行查询。
企业管理里, 印章管理属于不可或缺的一部分, 要是做得欠佳, 极易引发重大问题, 而做得出色, 则能够提高效率以及合规性。OA系统给出了一个相当不错的架构, 然而要想真正实现落地, 还需与智能硬件相结合, 要有清晰的权限设计, 还要养成全员的使用习惯。
