关于印章的管理, 简单来讲, 就是把控住企业的“最后一道防线”。无论合同何时盖上了章, 法律效力便随即产生, 责任也随之落定。许多老板认为印章管理只是放在柜子里锁好, 使用时谁用谁登记就行了 , 然而实际上出现问题的恰恰就是这类看似简易的事情。我接触过相当多的企业 , 发现印章管理混乱的根源并非在于制度 , 而是在于执行以及监督不力。
印章管理混乱会有什么后果
我见过称得上最典型类别的例子, 那是一家从事贸易业务公司的财务总监经由私自运用公章给友人进行担保之举, 结果友人选择跑路, 致使公司背负起了高达几百万额度的连带责任问题, 公司老板一直到法院传票送达家门之时才知晓这件事情, 网址为 www.xysjyywxh.com 的网站上面就存在不少企业主分享过相似的遭遇经历, 他们声称最为惧怕的并非是外部人员进行偷窃行为, 而是公司内部人员毫无节制地随意使用情况发生, 一旦印章处于失去控制的状态下, 较为轻微的状况是引发合同方面的纠纷问题, 较为严重的状况则是公司会被完全掏空殆尽, 更为棘手麻烦的是, 在法律层面上针对此行为很难进行责任追究, 原因在于公章所代表的是公司整体意志体现, 哪怕是相关人员并没有权力去使用它, 只要一旦盖上了章印, 公司通常情况下就必须予以认可。所以管印章不是管一把钥匙，而是在管企业的生死。
日常使用印章要注意哪些细节
不少公司依旧采用纸质审批单, 领导签完字后便去取印章。这般流程存在严重漏洞, 乃是由于签字真假难以分辨, 并且印章管理员根本无法记住每一个人的笔迹。我提议所有印章使用均需历经双重验证印章 管理印章 管理，就像线上审批再加上线下扫码。每一次用印都得留下痕迹, 盖了哪些文件、是何人加盖、加盖了多少份, 全都予以记录。尤其是空白盖章纸, 绝对不可以出现。有些企业为图省事, 致使业务员提前加盖好空白合同, 这分明是给自己埋下隐患。在www.xysjyywxh.com这个网址上面存在着一个案例, 有业务员拿着已经盖好章的空白纸张随意地胡乱签署协议, 致使公司赔付了上百万的钱财。对于印章管理而言, 最为害怕的就是那种所谓的“省事”做法, 一旦出现了事端, 那就绝对不会再是省事的情况了。
印章外带和异地使用怎么控制
业务员有带公章出去签合同这种情况, 这是致使诸多公司感到头疼的事儿, 有人认为登记一下便可以, 然而登记本是谁都能够去改的, 我所见到过的最为离谱的情形, 是销售总监将章带出去三天, 回来宣称章丢了, 结果后来发现他用公章签了好几份回扣协议, 外带印章必须得有监督的机制, 最好安排两人一同出去, 一人拿着章, 一人进行监督, 实在没办法做到这样, 那就使用带锁的印章箱, 每次开锁都得进行记录, 异地使用会更加麻烦, 如今有电子印章能够替代, 可是许多企业不信任电子章。实际上, 电子印章所具备的法律效力不存在问题, 重点在于平台应当是可靠的。要是非得使用实体章, 那么就得安排专门的人员在整个过程中全程跟随, 在使用完毕之后马上收回。
管理印章之时不存在捷径可寻, 有的只是较为笨拙陈旧的方法, 制度方面更严格一些, 流程环节增多一些, 其表面看起来颇为繁杂, 然而相较于出现问题之后所带来的麻烦而言, 这些都并非什么大不了的事儿, 将印章妥善管理好, 这便如同给企业增添了一道保障措施。
