不少企业中的相关行政以及法务人员, 每天都得面对印章使用登记表该如何去填的问题。登记表只是一张小小的表格, 表面上看起来挺简单, 实际上它运载着企业对于印章使用整个的管控逻辑。一旦填写不符合规范, 不但会使得这张表格变得毫无作用, 甚至还可能致使企业陷入用印失去控制的风险当中。那些真正起到效用的登记表, 应当是用印流程的“黑匣子”, 全程记录每一回用印的情况。
登记表为什么必须完整记录每一项信息
于实际工作当中, 最为常见的差错便是填写随性, 存在部分同事仅填个文件名、签个字便离去, 经办人、用印事由、批准人、文件份数这些关键字段统统变为空白, 待后续出现问题, 翻出登记表查看, 全然无法查到任何信息, 需明白, 印章使用登记表并非用于应付检查的虚设之物, 它乃是追溯责任的唯一凭据, 每一栏信息均对应着用印链条里的一个环节, 事由栏需清晰写明是合同签署还是资质申报, 份数栏要注明正本与副本的各自数量, 批准人签名意味着决策层是否知晓。只有把每一项都填到位，这张表才能真正发挥“防风险”的作用。
提及此事, 好多公司为避免用印出现混乱状况, 还会于登记表当中增添“文件去向”以及“剩余空白位置”的备注栏。这些细节仿若显得繁杂琐碎, 实际上却是经由无数次教训归纳总结而来的。举例而言, 有的企业由于未标明文件的具体去向, 致使用印之后的文件被随意放置, 最终被不相关人员拿去施展手段。所以, 严谨地填写每一行内容, 既是对公司予以负责, 亦是对自身加以负责。
如何用一张表堵住印章管理漏洞
印章管理的关键难点在于“人”跟“流程”出现了脱节, 好多时候, 印章被拿走的那一刹那, 监管就成了真空状况, 此时, 一张设计恰当的登记表便能成为最为实用的管控手段, 比如说, 登记表上设置了“用印前审批”以及“用印后复核”这两个时间节点, 前者规定申请人必须在获取授权之后才能够领用印章, 后者要求印章管理员在收回归档之际核对文件跟登记信息是不是一致, 如此这般, 每个环节都被记录下来, 谁都没办法绕过。
更具智慧的举措, 乃是将登记表同电子化系统相融合, 部分企业已然着手于在登记表之上附加二维码, 通过扫码便可查看用印文件的电子版以及审批流程记录, 这般线上线下相互联动的形式, 等同于给印章施加了一把“数字锁”, 倘若你正致力于优化公司内部的用印流程, 不妨前往 www.szrsyk.com.cn 去瞧瞧更为专业的印章管理方案, 在那里存在着不少能够直接加以落地的实操经验, 归根结底, 印章管理不存在捷径, 唯有将登记表的每一项均执行到位, 方可使得风险泯于无形。
