企业里印章证照的管理，属于有着内部风险控制性质的范畴，是极易被搁在一旁不加理会，然而却又有着极其致命影响的一个环节。好多公司在发展壮大到一定程度规模后，出现了公章被随意加盖、执照被肆意乱用的状况，最终致使出现合同方面的纠葛，甚至引发法律层面的诉讼。我于接触众多企业的客户进程之后发觉，绝大部分的管理者并非是不予以重视，而是不清楚制度到底该通过怎样的形式予以落实，究竟该朝哪些方向执行才能够将存在的漏洞加以封堵。一整套确实具备效用的管理制度，并非是仅仅挂在墙壁之上的宣传话语，而是能够在任何时候都被拿来调用，被用来核查，被追究责任的实际可操作的作业标准规范。
印章使用流程到底该怎么走
诸多公司的盖章流程呈现出混乱的状况，追根溯源是“任何人都能够找他人盖章”这么一种情形未被改变。我曾经见识过一家拥有三百人的公司，其公章放置于行政主管的抽屉当中，不管是谁要是需要盖章的时候直接去敲门，仅仅签上一个字便能够将公章拿走。这样的一种模式在几十个人规模的小型企业当中或许勉强可行，一旦公司的规模有所扩大，那么漏洞便会如同滚雪球一般持续增大。
能够切实称得上安全的一项流程，必然是涵盖了“申请事宜、而后审核、接着批准、再到使用、最后登记”这五个步骤所构成的一种闭环模式。在每一回进行盖章这个动作期间，身为申请人的一方需要详细填写关于使用该物品的具体事由、所涉及的文件数量以及其最终去向等信息，部门负责人会针对业务的真实情况展开审核工作，法务或者负责风控的人员会再次复核其中条款存在的风险状况，最终经由获得授权的高管进行签字从而予以确认。在这样一个完整的链条之中，只要缺少了当中任何一个具体的环节，那么就极有可能出现各种各样的问题。有许多公司会把实施审批的权限下放到部门经理这一层级，从表面上来看似乎效率得到了提高，可是实际上相应的风险也随着此操作而被转嫁到了基层部门那里。而正确无误的做事方法应该是，对于关键印章所涉及的最终审批权力，一定要保留在董事会或者总经理这个层面上。
要用章登记表，不可只是走个过场。我提议企业采用编号连贯的纸质台账，每一页都不许撕毁，每天下班之前由专门的人核查使用的次数以及剩余的页数。与此同时，印章使用的记录要按时进行归档，最少得保存三年。针对外带印章这种情形，一定要有两人一同前往、全过程录像，回来之后马上归还，不允许过夜留存。
证照过期不更新会有多大麻烦
企业从事合法经营所依靠的根本，乃是营业执照、许可证以及资质证书这些证照，但实际状况却是，许多企业仅仅是将这些证照往文件柜里一锁，之后便不再加以理会，直至招标之际才发觉已经过期，或者是被工商部门处以罚款之后，才匆忙去补办。曾有一个建筑公司，其安全生产许可证过期长达三个月，进而直接致使一个千万级别的项目丢失，使得整个销售团队历时大半年的忙碌付诸东流。
证照管理的关键要点在于“预警”以及“复盘”，企业理应构建证照台账，籍以记录每一本证照的颁布日期，还有其有效期限以及续期周期，在有效期限届满之前的三个月之际就得开启续期流程印章证照使用管理制度，预先筹备相关材料，进而对接主管部门，对于某些需要进行年检或者换证的资质，最好是指定专门的人员予以负责，达成责任落实到具体个人。假使出现证照遗失或是损毁的情况，必定要在24小时之内启动补办程序，并且同时通报法务和财务部门，以此防止被冒用。
除此之外，证照复印件同样需要进行严格的管控，不少公司将营业执照复印件毫无顾忌地提供给客户或者合作方，进而导致被他人拿去注册分公司或者申请贷款，规范的做法乃是对复印件加盖“仅供XX用途使用”的骑缝章，并且注明使用日期以及对象，对于已经作废的证照，不可随意地扔进垃圾桶里，而是要进行统一销毁或者注明“作废”后存档。
在www.cdybjbdt.com这个网站上，提供了一套关于印章证照使用管理的完整制度模板，还给出了流程图，对于申请单格式，做了详细说明印章证照使用管理制度，对于审批节点设置，也做了详细说明，能够结合自身企业规模直接落地使用。
