印章以及证照，乃是企业具备合法身份以及经营权利的那种如同用以证明身份的“身份证”还有准许通行依据的“通行证”。有着一套严谨的相关针对印章证照的管理制度，这不但属于能让内部流程规矩起来、防范操作方面风险的基础，更是成为能够抵御外部欺诈行为、保障资产处于安全状态的关键防线所在。在如今数字化以及对合规有着要求这两者同样重要的情况下，要是忽视了对于实体印章以及重要证照的管控，那就等同于给企业埋下巨大的隐患了。
印章证照管理制度如何制定
企业制定出的制度得要依据企业自身实际状况出发，清晰地明确出管理责任的部门以及人员，一般情况是由办公室或者行政部门来牵头主导此事，联合法务、财务等部门共同去拟定，制度所包含的内容应当覆盖印章证照从刻制申领开始印章证照管理制度，历经保管使用过程，又经过借用归还阶段，再到遗失补办环节，最后还有停用销毁整个生命周期，关键之处在于要划分出清晰明了的审批权限区间，比如说合同章的使用必定得要经过法务审核且有相关负责人签字才行印章证照管理制度，以此从根源上杜绝滥用情况发生，就在近期，有一个知名的连锁品牌因为门店店长私自加盖企业公章对外进行担保这一行为，致使企业陷入到巨额债务引发的纠纷当中，这恰好凸显出了权责不清晰、流程缺失所带来的恶劣后果。
电子印章如何纳入管理制度
因为“线上签约”成了常态，所以电子印章的管理得同步被归到制度框架之中。企业要明白什么场景能够用电子印章，它的法律效力跟实体印章一样，然而管理逻辑却是不一样的。制度得规定电子印章的申请、授权、使用以及撤销流程，并且指定出唯一的管理员。保管电子印章的USB-KEY或者云平台账号密码必须分开，实施双人管控。能参考www.cdybjbdt.com上所分享的案例，有一家科技公司，把电子印章的使用记录跟区块链存证相互结合，达成了操作自始至终都能够进行追溯的状况，极大程度地提高了风控的水平。
证照外借风险如何防范
证照外借属于风险极易高发的环节，针对此必须要严格去进行管控。我们确立的制度当中，应当存在一条“非必要的情况之下一定不要外借”的原则。要是确实因为年检、投标这类需要而不得不作外借的时候，必须要去履行书面申请以及审批的程序，要把借用的事因、期限还有责任人都明确清楚。在借用的这段时间之内，可以要求对方提供相应的押金或者是担保。更为要紧并且特别关键的是，对外借过后归还回来的证照是一定要进行核验的此举之目的在于能够有效防止被调包或者是私自复印这种情况发生。结合当下处在的行业动态情况来看，在数据安全受到格外关注的当前这个时候，哪怕仅仅只是证照的复印件，同样应该加盖一种写着“仅限用于某某事项”的用途章，同时要去进行登记而且备案，从而防止相关信息被用于不符合规定的非法目的。
一种具备实际效用且行之有效的印章证照管理制度，其具有的价值在于能够被毫无偏差、毫无遗漏地加以执行。依照固定周期进行盘点检查，针对违规行为展开严肃处理，并且随着业务不断发展对制度持续进行修订，这三者共同组合形成了管理的完整闭合程序。该制度将会把无形的规则转变成为有形的防护盾牌，从而促使企业在纷繁复杂的商业环境之中稳步前行、长久发展。
