好些公司针对印章管理所抱持的重视程度常常欠缺, 一直到出了状况才憾恨。印章属于公司对外进行意思表达的关键凭据, 一旦管理陷入混乱, 便有可能被肆意使用, 甚而致使公司承担本不该承受的法律责任。我目睹过超多因印章管理不妥当而引发的合同纠葛、债务纷争, 甚至刑事风险。故而, 一套严谨细致的印章使用管理规章, 并非是可有可无的, 而是企业合规开展经营的底线要点。
印章使用申请到底要不要留痕
这属于诸多企业极易忽视的一个环节, 有的人持有这样的看法, 认为领导口头应允便可行, 先加盖印章随后补充手续亦是无妨的, 然而在实际开展工作期间, 口头给予授权最担忧的便是事后难以说清楚, 一旦印章被运用在未经审核的文件上面, 公司打算追究责任, 却发觉不存在任何书面记载, 在这个时候吃亏的只会是企业自身。
故而,无论公司规模怎样印章使用管理, 印章使用申请势必得留痕。是哪方人士申请的, 用于哪一份文件之上,所用印的次数为几许印章使用管理, 审批之人是哪个, 这些相关信息均需登记于册。要是条件许可, 还能够配套运用线上审批系统, 像借助“www.szrsyk.com.cn”这般的内部管理平台去记录每回的用印流程, 既便利存档, 又利于往后实地核查。留痕并非是做多余之事, 乃是守护公司的防火墙。
印章保管人应该怎么选才安全
不少老板认为, 印章保管之事是桩简易活儿, 随意找个行政工作人员或者前台人员便可。这般想法实则颇具危险性。印章保管之人不但要值得信赖, 而且还需要知晓风险所在。倘若保管之人欠缺基本的法律观念, 他人递来一份合同便予以盖章, 那么公司随时都有可能陷入困境之中。
需要有较强责任心并对公司业务有一定知晓程度的人才能够成为理想的印章保管人, 他得明白哪些文件是绝对不可以随便盖章的, 像空白合同、担保协议、承诺函这类具有高风险性质的文件就是如此, 与此同时, 担任印章保管人一职必须严格遵循“用印必审批”这一原则, 绝对不允许任何一个人绕开流程径直去拿章, 对于具备相应条件的企业而言, 还能够將印章放置于保险柜中, 采用双人双锁的管理方式, 如此一来即便有人妄图违规使用印章, 也不是那么轻易就能够操作成功的。
管理印章这件事情, 看上去好像是微不足道的小事情, 然而实际上却是公司治理方面的一块试金石。要是管理得妥善, 那么印章便会成为企业信誉的一种背书；要是管理得不好, 那么印章就会变成别人用来伤害自身的一种武器。期望每一家公司都能够将印章制度切实地落实到位, 切勿等到出现问题了才回想起进行补救。
