企业印章管理里，有个处于高风险状况的场景，那就是印章外出使用，一旦管控情况不合适，往轻了说会引发合同方面的纠纷，往重了讲兴许致使公司负载数目巨大的债务，甚而面临法律层面的风险，从近些年司法实际操作情形来看，伪造印章以及违规带着印章外出签订合同的案件经常能见到，特别是在数智化转型加快推进的现今，印章管理的规范性与安全性更应当被企业给予高度的重视，下面就从申请审批、双人一起同行、外出保管等关键的环节，梳理出印章外出使用的合规要点。
印章外出需要哪些审批流程
审批印章外出这件事，得走紧凑且严密的流程，按原则来讲，公章绝对不可以随随便便就带出公司，要是因为特殊状况确实有必要带出去用于其他地方，那就必须去填写专门的《印章外出使用申请表》或者《印章外出申请单》，在经过所在部门负责人审核过后，再一级一级地上报达到有权进行审批的领导那里去批准，一般要求审批层级得达到董事长、副董事长或者总经理这个级别。审批单内容应该详细且真实，涵盖用印部门、用印事由和内容、用印名称、经办人、预计使用时间等关键的、重要的信息，并且只有在审批人签字确认之后才能够去办理领用手续。请注意，审批以及保管这两项工作，务必要切实执行“审用分离”原则，承担签字审批职责的领导不可以同时兼任着印章保管这一工作。
为什么必须两人同行外出用印
仅靠审批是不行的，安全管控务必要切切实实地落实到位。差不多所有正规企业对于印章管理制度都有明确规定：印章携带外出得由两人及以上共同承担责任，从领取印章开始，历经外出使用阶段直到归还入库，整个过程都必须有两人同时在场，绝不能由单人独自进行操作。这一制度所蕴含的逻辑为，两人一同行动能够彼此监督、相互确认，极大程度把单方面违规使用印章的可能性给降低了。实践期间，要是印章保管人员没办法亲自到达现场此一情况出现，那么就一定要指定最少两人一同来进行负起责任这件事，等用印这一行为完成以后印章外出使用申请表，双方得进行签字从而实现确认的目的，以使每一笔外出用印这一事项都能够留下清晰可见的责任记录，一旦出现问题，便能够迅速追查到具体的责任人。
外出期间印章如何保管和使用
带出公司的印章，面临着更多、更为严格的不可控因素及更加苛刻的保管要求，必须由专人随时随地妥善保管，不能随意转交给他人，也不可以放置在与业务无关的场所，使用完成后置必须马上回保管状态。使用时，必须严格按照事前审批的具体内容，仔细核对审批单里的用印文件以及用印次数，在未经再次批准的情况下，绝对不可以超出范围或者超出次数使用印章。用印结束后，要当场做好使用登记，记录实际的用印时间、份数以及文件内容，并且由两名携带人员共同签字确认。归来至公司之后，必须在第一时间去办理将印章归还并入库的手续，印章保管的负责人需要认真地去核查使用的记录，以此来确保印章是完好没有损坏的，并且使用是符合规定的。
拥抱数智化让印章管控更安心
需特别指出的是，当下印章管理正朝着电子印章以及智能印章的方向，从传统的实物印章加速进行转型。在今年3月的时候，国务院办公厅印发了《电子印章管理办法》，该办法已经正式开始施行，其明确了电子印章和实物印章具备同等的法律效力，国家密码管理局针对此办法还做出了系统的解读。在同一时间的当下，今年5月7日有一则新闻呈现，湖南衡东县身为“中国印章之乡”，已然拥有超过200家印章企业，每年生产印章超过20万枚，在全国市场所占比例高达八成印章外出使用申请表，正全方位推进印章数字化以及防伪化，给企业印章安全提供了更为坚实的硬件保障。结合近期国资委大力推行的数智化转型专项行动，越来越多的企业开始引入智能印章系统，达成印章使用的全流程可追溯、全程合规且可控，值得各企业踊跃关注并借鉴。
诸位读者，您的企业于印章外出使用这一方面碰到过啥问题，或者有着啥好做法呀？欢迎于评论区去分享您的经验以及建议，一块儿探讨怎样让公司印章管理更为安全规范，同时也期盼您的点赞与转发！
