用来开展公司各项业务的核心凭证是印章，它承载着企业信誉保障以及法律效力，近期机关通报，今年以来全国已立案查处7700余起假章假证类犯罪案件，收缴了1200余万枚（本）各类假章假证，印章一旦在外出的时候管理不恰当，很容易给不法分子制造可趁漏洞，不久之前，广西发生了一起案件，有人用伪造而成的印章擅自变更了公司法定代表人和高管信息。这句话再次给我们敲响了警钟，公章外出使用时的申请，以及相应的审批，绝对不是那种仅仅流于表面形式的流程，并且它还是企业风险管理当中的“安全阀”。
为什么要填写印章外出使用申请表
诸多员工认为印章带出极为平常，填或不填表、走或不走流程无关紧要。然而现实事例令人惊心触目：在2026年初，于江苏溧阳法院审结的一起案子里，被告人运用伪造的某加油站公司印章签订购销合同，涉及货款达271万余元，还把597万余元债务借助伪造的《对账函》转至无辜企业，最终被判处有期徒刑且处以罚金。一枚伪造的公章，足以使一家公司凭空背负近千万的债务。要明确填写外出申请表的关键目的，恰是确定在印章每次离开公司保管范畴的举动上，都能做到有依据可查究痕迹，因循章法有准则可依循，并且自源头处预防私自加盖、过度使用、盗用加盖等风险情况的发生。
哪些场景必须申请印章外出使用
使用公章外出时，必须遵循“非必要不外出”这一原则，结合企业实际运转所需需求，常见的外出场景主要涵盖：工商注册方面的变更，银行开户或者法人面签，项目合同面签或者现场投标，招投标文件的递交情况等。与之相对照印章外出使用申请表，要是没有明确且紧急的公务缘由，应当优先考虑在内部盖章然后寄出的方式，而并非轻易就让公章“出远门”。随着中国茶饮、火锅、运动等品牌开启新一轮出海热潮，跨境业务合同远程签署需求急剧增加，此时外出用章的频率也跟着上升。不论处于何种场景，均务必提前呈交印章外出使用申请表，清晰写明外出的缘由、用章的文件清单、一同前往的陪同人员以及预定归还的时间。
印章外出使用申请表需要填写哪些内容
规范的印章外出使用申请表起码得涵盖五个关键信息，其一，要是申请人的详尽信息，也就是部门、姓名、联系电话以及预计外出时间；其二，是外出带章的具体缘由与用途，这当中必须写明文件的细致名称以及份数；其三，需指定印章保管人和使用人，一般来说要依照“双人在场、分开保管、谁申请谁负责”的准则；其四，在经由部门负责人以及分管领导逐级进行审批同意之后，最终由印章管理员去登记备案；其五，是用印记录，外出归来后得配合印章管理员在专门的用印台账上逐个登记妥当，以此保证对外盖出的每一份文件都存有留存之处。在金时科技 2026 年 4 月公布的印章管理制度之中，明确地表述出了“分级管理、审用分离、分散保管”这样的原则 ，该公司级别的印章需要按照类别以及批次放置于不一样的保险柜里面 ，而且要有专门的人员来予以保管。这一项规范同样是适用于印章外出使用的场景的 ，在外出的这段期间更是要强化整个过程的管控。
如何规范审批和记录外出带章
现场的那一个审批环节，是关键至极的内容呢。申请表格当中势必得有相关负责人亲自书写的签名，最好是拍摄照片保留审批的页面当作依据。针对紧急外出需要用章然而却来不及进行现场审批的状况，可以先行开启移动办公审批流程（就像通过OA系统去申请那样），在获得批准之后把审批截图的打印件附着在申请表的后面，等外出归来后再补上纸质的签批。重要之点在于用印台账的记录务必要达成“一枚印章、一套档案、全程能够追溯”这样的要求。今年4月，国务院办公厅印发了《电子印章管理办法》，该《办法》明确指出，电子印章跟实物印章有着同等的法律效力，建议具备条件的单位，尽早引入电子印章以及智能化印章管理设备，借助5G动码印章等技术手段，用来实现远程授权、用印留痕以及扫码验真。
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