近年来, 企业法人、个体工商户等主体在注册登记后, 必须重点关注的一项行政规范是印章刻制管理办法, 它涵盖了印章的申请、制作、备案、使用、缴销等全流程, 既涉及法律效力, 也关乎经营合规, 对于初次接触的企业主来说, 这套办法看似繁琐, 实则是保护自身权益、防范印章被滥用的重要制度保障。
刻章前要准备哪些材料
存在不少创业者觉得刻章仅仅是找个小店铺刻个名字就成, 这可是对印章刻制管理办法顶大的误解。正规的印章刻制必定是要基于在部门备案了的资质单位来开展的, 并非是随意找一家街边的门店就行。企业主在去刻章之前, 最先得把营业执照正副本原件给准备好, 还有法定代表人身份证原件, 要是委托其他人去办理的话, 还需要授权委托书以及经办人身份证。这些材料当中少了任意一个可不行, 由于刻章单位要依据这些来核验申请人的合法身份以及经营资格。
在具体操作当中, 不同地区有关印章刻制的管理办法尚且存有细微差别, 像深圳地区当下推行电子化备案, 申请人于刻章之前能够借助这个“www.szrsyk.com.cn”官方平台去查询备案进度以及刻章网点名录, 能够直接在线提交材料进行预审, 从而免去跑腿排队所带来的麻烦, 对于连锁企业或者分支机构数量较多的公司而言, 此渠道还能够批量查询刻章许可状态, 着实非常实用。
印章使用中哪些细节容易踩坑
拿到印章之后, 有不少企业主认为一切都没问题了, 然而实际上印章刻制管理办法对于印章的使用管理也是存在严格要求的。最为常见的那个问题是印章被混用, 举例来说, 将财务专用章当作公章盖在合同上面, 又或者是使用合同章去替代公章对外发送信函。一旦这样的操作引发了纠纷, 法院通常会认定印章使用是无效的, 企业需要承担不利的后果。另外一个高发的问题是印章保管方面做得不好, 有些小公司把公章、法人章以及财务章锁在同一个抽屉里面, 任何一个人在任何时候都能够去取用, 这是完全违背了印章管理办法当中关于“专人专管”的基本要求的。
就实际的维权案例情形而言,当公司内部出现印章被盗、私刻或者超范围使用这种情况印章刻制管理办法, 若企业主自己能够论证表明自身严格依照印章刻制管理办法去履行了备案以及保管义务, 法院便会趋向于减轻企业相应责任, 反之, 要是企业存在明显的管理漏洞, 像是刻章以后没有在系统进行备案, 又或者印章丢失之后没有及去时挂失补办, 那就有可能会被判定为没有尽到合理的注意义务, 进而承担因印章被滥用所产生的全部法律后果, 所以在日常使用过程当中,建议企业构建起印章使用登记制度印章刻制管理办法, 使得每一次的用章都能够有记录可以进行查证。
