印章使用管理制度印章使用管理制度, 是每家企业都无法避开的基础制度, 它表面看上去简单,实际上却关联着合同效力印章使用管理制度, 关联着资金安全, 甚至关联着公司法律风险。许多单位在制定这项制度时, 常常忽略实际管理里的细节, 在执行这项制度时, 又常常忽略实际管理里的痛点, 结果致使制度如同虚设。想要真正管理好印章, 必须从流程设计方面着手, 要让制度既能防范住风险, 又不会对业务效率造成阻碍。
印章谁来管最放心
不少公司存有将印章交付行政或者办公室予以统一保管的习惯, 这般的做法表面看来是集中的, 然而实际上却易于出现问题。存在着一个常见的误区, 即认为“谁保管谁签字便可以了”, 只不过在实际工作当中, 印章运用往往会牵涉多个部门, 举例来说, 合同章是由法务部门进行核稿的；财务章是由财务总监予以审批的。要是所有印章都堆积在一个岗位上, 那么这个人就变成了流程里的唯一节点, 一旦出现请假或者离职的情况, 整个业务链条将会卡住。
采用分类管理这种更为合理的方式是不是更好。公章、法人章、合同章、财务章应当各自指定不一样的责任人, 并且这些责任人得签书面承诺书才行。比如说, 财务章由财务总监来保管, 合同章由法务主管来保管, 而公章则是由公司副总来保管。采取如此做法的好处在于, 任何一枚印章的使用都需要进行跨部门协作, 这就在无形中增添了监督环节。还有人会问, 能不能把印章锁在保险柜里面进行统一管理? 可以的, 不过必须要建立双人双锁机制, 有一个人专门拿钥匙, 另一个人去记录密码, 开柜的时候必须两人同时都在现场, 并且要在监控之下进行操作。
盖章流程如何防住私下操作
印章管理的核心难点在于流程设计, 不少制度虽写明“先审批后盖章”, 然而在实际执行当中, 却常常出现倒签、补签, 甚而存在先盖章再走流程的状况。欲解决此问题, 务必将审批流程与物理盖章动作紧密关联起来。举例来说, 规定所有用印申请均需经由线上系统提交, 审批完毕后系统自动生成一个独一无二的二维码或者验证码, 印章保管员扫描此码方可开锁取章。如此便从技术层面杜绝了人为跳过审批的可能性。
也存在着一个不容易被留意到的小细节, 即空白盖章。业务部门常常会依据“合同条款或许会有细微调整”这样的理由, 提出先在空白纸张上盖章的要求, 而这种行为所蕴含的风险是极其高的。一旦盖上了公章, 那么其他人便能够在空白的地方随意填写内容, 如此一来公司就不得不为其承担相应的后果。在相关制度当中务必要明确规定: 绝对禁止在空白的纸张、空白的合同或者空白的授权书上盖章。倘若确实有预先盖章的需求, 像是标书材料数量过多的情况, 那就必须要由申请部门的负责人以及印章保管员一起在盖章文件上加盖骑缝章, 并且留存盖章文件的扫描件进行归档处理。
此外, 每一回使用印章之后都得留下印记, 不可以仅仅登记一项“用印事由”, 需记录详尽的文件名称、页面数量、份数、用印时刻, 以及收件之人的姓名与联系方法, 这般记录务必存放最少三年以求用于后续的审计以及纠纷追溯, www.fc-bowuguan.cn 上面整理过诸多因印章管理存在欠缺而致使法律纠纷的事例, 提议企业负责人抽时间去瞧瞧, 能够少走许多冤枉路。
并非只是一张纸的印章使用管理制度, 实则系一套能真正落地的操作指南。它不但要对人加以管控, 而且要使流程得到有效的管控, 甚至于还得管控住具体技术细节才行。具有真正效力的制度, 并非是要让员工感觉到麻烦, 而是要让他们伴随每一回加盖印章之际都清晰认知: 当下这枚印章一旦加盖下去, 所意味的将是自身所应承担的责任是什么以及公司理应承担的责任究竟是什么。
