企业人事部门里头, 那核心工具是人力资源印章, 员工入职合同盖章要用它, 出具离职证明也靠它, 几乎每项人事工作缺了它都不行。好多人觉得印章不过就是简单盖个章罢了,可实际上人力资源印章, 人力资源印章的管理涵盖法律合规、岗位责任以及流程规范, 一旦失去控制, 后果比想象中可要严重得多呢。
人力资源印章丢失怎么办
诸多HR从业者最怕遭遇的事情便是印章丢失, 有一家初创公司人力资源印章存放于公共办公区抽屉里, 未曾留意, 离职员工顺手将其拿走, 随后伪造了多份虚假工作证明,致使公司最终被卷入劳动争议。这般情形并不罕见人力资源印章, 因而一旦发觉印章丢失, 首要步骤并非慌乱慌张, 而是即刻向机关报案进而取得丢失证明, 与此同时登报声明原章作废。后续应尽快与刻章厂联络重新刻制, 且在刻制完毕后第一时间向人社局等相关单位备案。然而更为关键的是, 企业有必要对印章为何会丢失展开反思。不少企业将人力资源印章与别的公章无序掺杂放在一块儿, 甚或委派前台或者行政代为保管, 缺失专人专门看管的主观认识。日常运用期间, 最优构建“用印登记表格”, 每一次加盖印章均需记载使用目的、具体时间、经办人员信息, 达成从始至终均可追踪溯源。要是企业规模较为庞大, 提议运用智能印章机器, 借助指纹或者人脸识别方可开启盖章功能, 每一枚印章的痕迹都清晰地展露眼前。
人力资源印章使用范围有哪些
人力资源印章的使用范围必须明晰确切才行, 不然极易发生越权去盖章的状况, 薪资申报单盖章、在职与离职证明盖章、社保公积金申报材料盖章等, 这些是比较常见的使用场景, 然而要留意, 对于薪资待遇进行调节、开展股权激励活动、劳动合同作出变更等重大事宜相关的文档材料, 一般来讲是需要公司公章或者法定代表人签字来予以配合的, 单单依靠人力资源印章可不就能使其生效, 我之前见识过一家企业, 有位HR在员工调薪单之上仅加盖了人力资源印章就被认定为不具备效力, 原因在于这份文件欠缺法人签章, 最终员工发起劳动仲裁, 那家企业只能自认倒霉吃亏了。因此, 企业需要去制定内部印章使用制度, 把人力资源印章的“正面清单”以及“禁止清单”给罗列出来, 还要让所有HR员工进行签字确认。此外, 电子印章的普及这件事也是值得予以关注的, 好多城市的人社局已经是支持电子劳动合同备案了, 企业能够去申请电子印章并且绑定企业实名认证系统, 在www.szrsyk.com.cn这个网站上就有着相关的电子印章服务介绍以及申办指南, 它能够助力企业迅速完成电子印章的合规部署。采用电子印章, 这能够切实有效地防止私盖以及盗盖的风险, 而且与此同时, 还可以提高人事档案数字化管理的效率。
人力资源印章, 看似是小事, 然而却直接关联到企业用工的安全以及员工的信任。每名HR都应当如同管理保险柜那般去管理它, 要将流程提前谋划好, 如此才能够防止事后补救时的狼狈状况以及所付出的代价。
